「今度の会議で報告書を提出することになっている。皆に認められるいい報告書にしたい。」報告書を作る方は、このようにお考えの場合が多いのではないでしょうか？
そこで今回は、報告書の作り方のポイントについてご紹介したいと思います。
○誰に向けた報告書か
報告書は誰に向けたものかによって、形式・分量・内容が変わってきます。
それぞれの場合についてみていきます。
1．社長など経営陣への報告書
社長などの経営陣には、文を極力簡潔にまとめ、少ない文字数の報告書にします。
経営陣は忙しく、日々さまざまな報告書が送られてきます。
それぞれの報告書に細かく目を通している時間はありません。
また、経営陣は現場の詳細なことまでは把握できていない場合が多いものです。
そのため報告書の提出の際に、現場当事者である提出者の意見を求めてくることがあります。
ですから、判断の助言となるような所見を報告書に盛り込むと同時に、提出の際にも言えるよう、きちんと準備しておきましょう。
2．上司への報告書
基本的には「要旨」と「詳細内容」という構成で作ることが多いです。
「簡潔に」と言われた場合は「要旨」のみに絞っても良いかもしれません。
細かい形式などは、組織のこれまでの前例に従って書くのが無難です。
とくに指示がない場合、できるだけ詳細に書くと、上司の判断もしやすくなります。
3．顧客ヘの報告書
顧客への報告書は一枚目に要旨、二枚目に詳細内容といった形で分けるのが良いでしょう。
一枚目の要旨は相手方の上司が見て、二枚目の詳細内容は相手方の現場担当者が見るというように、報告書を必要としている人に合わせて、目を通してもらうことができるからです。
○完成したら全体的な見栄えを確認
報告書が完成したら、まずは自分で読み返しましょう。
その際、以下の点を確認する必要があります。
・誤字、脱字の有無
・読点使用量
・敬語の間違い
・改行の量
誤字、脱字や読点の多用は、一度読み返せば気づくはずです。
とくに読点は、多すぎても少なすぎても読みにくい文章になってしまうので、注意が必要です。
また、普段何気なく使っていた敬語が実は間違っていたという場合も多いので、確認してみてください。
改行の量とは、「報告書全体のスペースがバランスよく取れているか」ということです。
文が隙間なく書かれている報告書は、見た瞬間に読む気を削いでしまいます。
ある程度のまとまりごとに改行をしていくと、同じ文章量でも読みやすい印象を与えることができます。
以上、報告書の作り方のポイントをご紹介しました。
報告書は細かな点を工夫することで質を高めていくことができます。
皆さんの報告書作りにこの記事が役立てば幸いです。
