わかりやすい社内マニュアルを作成するための方法について気になっている方は多いと思います。
難しいと思われる方が多いと思いますが、ポイントさえ押さえておけば誰でも簡単にわかりやすい社内マニュアルを作成できます。
今回は、わかりやすい社内マニュアルを作成するための具体的な方法について解説します。
□マニュアルと手順書の違いについて
マニュアルを作成する前に、そもそも手順書とマニュアルの違いを理解しておいた方が良いでしょう。
ここを正確に理解しておかないと、わかりにくいマニュアルになってしまうこともあるためです。
マニュアルとは、簡潔に解説すると、業務全体を俯瞰してまとめた文書のことで、業務をスムーズに行うための手順や規則などが網羅的に書かれている文書になります。
業務の流れがざっと書かれているだけではなく、業務の基礎となる経営方針や経営理念、組織構成など業務を理解する上で前提となる基本条件も記載されます。
これに対して、手順書は、業務をするために必要な手順が確実に記載されたものであり、マニュアルの中の一工程を深堀りして書かれたものになります。
□マニュアルの作成方法について
マニュアルはどのような手順で作成すれば良いのでしょうか。
レイアウト、テキスト、図・表・写真に分けて解説します。
＊レイアウトについて
まずは、マニュアルを作成する目的や使う人を想定するところから始めましょう。
マニュアルは、目的に応じて使用するツールを変更する必要が出てきます。
適切なツールを使用しないと、わかりやすいマニュアルにはしにくいです。
目的と同じく、使用する人物の想定も重要になります。
例えば、使用する人が新入社員であれば、wordのようなテキストツールを使用するのが良いでしょう。
マニュアルを作成する目的や使う人を明確にしたら、次は目次を充実させていきましょう。
目次は、読む人が一番最初に見る場所になります。
目次を見ることでマニュアル全体に何が書いてあるのかわかります。
目次が完了したら、次はレイアウトを検討しましょう。
上記で解説したマニュアルの目的をベースに考えると良いです。
例えば、文章で細かく内容を伝えたい場合はテキストベースのレイアウトにしたり、流れを伝えたい場合はフローチャートを使ったレイアウトにしたりという具合です。
どのようなレイアウトでも言えることですが、関連した項目はまとめる、余白を残す、背景色を変更するといったことは少し意識するだけで視認性の高いマニュアルになります。
＊テキストについて
まずは、テキストの装飾を行いましょう。
フォントを設定する際は、読みやすいフォントを使用し、複数種類使用しないことが鉄則です。
色もつけると強調できて効果的ですが、色を使う部分が多すぎると、逆にわかりにくくなってしまうので注意が必要です。
次に、見出しを設定しましょう。
大見出し、中見出し、小見出し、内容の順番に階層化すると良いです。
見出しを明確にすることで、内容がすんなりと理解しやすくなるというメリットがあります。
テキストを考える際も、誰が読むのかをしっかりと意識する必要があります。
読み手にとって読みやすいか、という視点を常に持ちながら考えてみましょう。
＊図・表・写真について
これらの要素をマニュアルに活用することは、視認性を上げるためや理解を深めるために非常に効果的です。
しかし、使いすぎると逆に見にくくなってしまうというデメリットもあるので、注意が必要です。
なるべく必要最低限での使用を心がけると良いでしょう。
特に、テキストを図式化する際に使用するのがおすすめです。
図式化することで、文章だと少し理解に時間がかかる内容でも簡単に理解しやすくなります。
□マニュアルを作成するときのポイントについて
上記で、マニュアルの作り方を解説しました。
では、具体的にわかりやすいマニュアルにするためにはどのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか。
第一に、マニュアル作成のスケジュールを決定しておきましょう。
スケジュールを立てておくことで、作成に必要な期間やリリースしたい時期などを考慮できるからです。
ここが曖昧になってしまうと、マニュアル作成に時間をかけられず中途半端なものが完成してしまう可能性も考えられます。
次に、作成手順の目的や理由を記載しておきましょう。
作業の手順だけ書いてあるマニュアルは非常に多いですが、それに目的や理由が記載されているマニュアルは少ないです。
なぜこの手順で行うのか、どのような意図があるのかをしっかりと伝えることで、作成の流れがよりわかりやすくなるでしょう。
□まとめ
今回は、わかりやすい社内マニュアルを作成するためのポイントについて解説しました。
マニュアルと手順書の違いについても理解した上で、マニュアルを作成すると良いものに仕上がることでしょう。
マニュアルを作る際は今回解説したポイントをぜひ参考にしてみてください。
