ネットが便利な現在「報告書をわざわざ紙に書く必要あるの？」と疑問を持った方もいらっしゃるかもしれません。
ではなぜ、今でも紙の報告書が存在するのでしょうか。実はそこには知られざる紙ならではのメリットが存在するのです。
そこで今回は紙の報告書のメリットをネット上で作られた場合と比較しながら紹介します。
これを読めば、報告書は紙以外で考えられないと感じてしまうと思います。
■紙であれば、一目で概要が掴める。
ネットであればいつでもどこでも簡単に見ることが出来、便利に見えます。
しかし、いざ開けてみると、大まかな概要がすぐ分かるのは確実に紙の方です。
サイトだと、画面に収まっていない場合が多く、スクロールして最後まで見る必要があるからです。
そして、どうしても紙の方が掲載できる情報は限られているため、読み手にとって本当に必要な情報だけを見ることが出来ます。
また、紙であればページがあり、読む順番が分かりやすいとも言えるでしょう。
■紙の方が印象に残りやすく、伝わりやすい。
紙であればすぐに取り出して閲覧可能です。
しかし、サイトだとパソコンを立ち上げたり、起動したりする時間がかかってしまいます。
また、紙であれば、直接手渡しが可能ですので、信頼を得やすいことは間違いありません。
キャッチコピーを考えておけば、印象に残りやすいのも紙の特徴でしょう。
過去に書いた報告書は紙の場合、外に情報が洩れる心配がありません。
安心面から見ても紙をお勧めします。
■強みを全面に出せる。
紙の報告書だと手で配布出来ることから、言葉と共に活動の報告ができます。
ネットでは重要ポイントが分かりにくい場合がありますが、紙であれば臨機応変に線を引いて残しておくことが可能です。
本当に伝えたいことを勘違いすることなく載せることができるのが紙の報告書のメリットです。
いかがでしたか。
紙の報告書が有効である理由についてご理解いただけたでしょうか。
ネットは便利という思い込みから、顔を見て直接話すという当たり前で重要な行為の価値が薄れています。
しかし、そんな時代でも、報告書まで紙を使うことを辞めてしまうと、失われる価値も多いということがお分かりいただけたかと思います。
また、パソコンを見なければいけない報告書であれば、ネット環境がある場所でないと見られないという欠点もあります。
これらの理由から、紙の報告書はこれからもずっと、活躍する機会は多いと言えるでしょう。
