「経験がなくて報告書の書き方がわからない！」
報告書を書くにあたって、このような悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか？
初めてのことだと不安であることはもちろん多いかと思いますし、せっかく書くなら評価される報告書を提出したいかとお考えではないでしょうか。
そこで今回は、そんなあなたに向けて社内で評価される報告書の3つのポイントをご紹介したいと思います。
◆その1 トラブルはとことん丁寧な対応
報告書の書式は社内で提供されたフォーマットに沿って書くことで最低限の質は保たれると考えていても、トラブルが内容に含まれている場合はそうはいきません。そもそも報告書は社内や社外などでトラブルが起きたときに書くことが多いので、質の高い報告書は大きな評価ポイントにつながります。
例えばお客様からクレームがついたとき、感情的なお客様に対して、あなたは書面で「いつ、どこで、なぜこんなことが起こってしまったのか」ということを正確な事実として説明し、また「どのようにして対処するのか」を明確に、謝意見を含めて記す必要があります。
二度と同じトラブルを起こさないようにするためには、このときのあなたの書き方がその後に反映されるでしょう。
◆その2 文の始まりと終わりのビジネスマナー
社外あるいは社内でも、上部に向けて文章を書く時は「頭語と結語」や「時候の挨拶」を記名しなければなりません。報告書を書く際にもこれを大切にしている会社があるので、相手に合わせて対応すると良いでしょう。ただ、同じ相手にお決まりの言葉ばかり使っていると少し丁寧さが欠けた印象になるので、なるべく多様な言葉を知っておくと安心でしょう。
また、これは次にご紹介するポイントを参考にするとご自身の負担は軽減できるかと思います。
◆その3 パソコンの機能を駆使した高い生産性
パソコンには作業の効率を上げる機能がたくさんあります。そのため、始めにたくさん知っておくだけでその後の生産性が高くなります。例えば、先ほどご紹介した「時候の挨拶」にはたくさんの種類があって季節が変わるごとに調べたり、たくさんの量を覚えたりすることに時間を費やしてしまう人がいます。
しかし、最近では、ワープロソフトには「謹啓」と入力すると数種類の挨拶文が表示される機能を持っています。そのため、このような機能を知っている人はそうでない人よりも作業効率を上げることができます。
パソコンの機能を駆使することで省ける時間は省いて、その分、内容に時間をかけることで質を上げ、高評価される報告書になるでしょう。
◆まとめ
今回は、社内で評価される報告書の3つのポイントをご紹介しました。報告書の作成は地味な作業のように感じますが、実は様々な思考を巡らす大変な作業です。今回ご紹介した3つのポイントを参考にして、社内で評価される報告書を作成しましょう。
