皆さんは、報告書を書く機会がありますか？
報告は、自分が与えられた仕事の結果や進捗状況を伝えることが目的です。
しかし、報告書はトラブルの発生した際になど、臨時で書かなければいけない場合も多く、仕事が忙しいときなどは常に内容の質を保証することが難しいかと思います。
せっかく忙しい時間を割いて作成したのに、後から確認すると論理破綻した内容の薄い報告書になってしまうなんてもったいないですよね。
そこで今回はそのようなことを防ぐために、論理的できれいにまとまった、質の高い報告書の書き方をご紹介します。
◆文章の目的を理解する
報告書を書く際に論理破綻してしまう主な理由として、以下の4つがあげられます。
・良い文章が書けていない
・何を言いたいのかわからなくなっている
・文章にまとまりがない
・やたら、長い（短い）文章になっている
このような問題を解決するには、まずは文章の目的の「なぜ？」を考えて、明確にすることが効果的です。
例えば、「取引先に謝罪に行く」という文章なら、
なぜ？を考えます。そして、以下のような目的が考えられ、それを記す必要があるでしょう。
・クレーム対応のため
・トラブルが発生したため
こういった場合、その目的がクレーム対応をする本人はわかることでも、それ以外の人にとってはわからないことがあります。
そのため、目的の部分は明確に記す必要があります。
重要な目的である場合は、いつ、どこで、だれと、何を、なんのために、のようにできるだけ具体的な備考を添えるとなお良いでしょう。
◆読みやすい文章にする
論理的に理解するためには読み手にストレスを与えないような読みやすい文章にすることが大切です。
読みにくい文章になってしてしまう主な理由として、以下の3つがあげられます。
・文章の根本がわかっていない
・言い回し、句読点が正確に使えていない
・読み手が理解しにくい言葉を使っている
このような問題を解決するためには、小学生でも理解できるような、誰にでもわかりやすい表現を意識して作成することが効果的です。
◆最後の見直しで論理性を磨く
報告書を作成してから少し時間を空けて改めて読むと、自分が書いた文章を客観的に見て校閲できるようになります。
校閲をする際には、既にある程度出来上がっている文章の論理性を高めるようにしましょう。
ここでは以下のようなことを注意してチェックしていくと有効です。
・言葉の使い方が意識されているか（誰でもわかりやすい言い回しになっているか）
・他者とわかり合うために筋道を立てて書けているか
・いつ、どこで、誰が、何を、何のために、がわかるか
◆まとめ
今回は、論理的できれいにまとまった報告書の書き方をご紹介しました。
以上のことを参考にしながら、書いた文章に対して他人から疑問を抱かれる前に自分自身で不明点を明確にするようにし、その疑問を解決することが大切です。
この記事が報告書を作成する際の助けとなればと思います。
