みなさん、報告書を書く際はどのようなことに気をつけていらっしゃいますか？
伝わる報告書はすぐに理解できるので読み手の時間を削減できます。
良い報告書を作ることは、上司や外部からの信用を高めることにも繋がります。
しかし、何が良い報告書なのか、どうすれば良い報告書に仕上げることができるのか、わからない方もいらっしゃるかと思います。
今回は良い報告書を作るために知っておきたい3つのポイントをご紹介します。
【見やすいものを作る】
報告書といえばたくさん文字が並んでいて、読み進めることが難しいものもありますよね。
そういった何の変哲もなく並んだ文字を見やすくフォントを変えたり、図や表を活用していたりすることが伝わりやすい報告書を作る上ではとても大切なことです。
また、書き手が伝えたいことをすぐに理解してもらうためにも、伝えたいことは文章で書くのではなく、箇条書きにします。
そして、重要ポイントだけをフォントの色や形を変えて強調させます。
図や表を作ることは、数字が並んでいるものを見るよりも断然伝わりやすいです。
【曖昧さを持たせない】
曖昧な表現は、読む人にとって負担となります。
例えば、「～でないわけがない」などの二重否定は、読み手を混乱させてしまうので避けましょう。
また、件数を説明するときには「多くの○○」や「数件の○○」など曖昧な表現はできるだけしないようにし、具体的な数字を入れることが重要です。
具体性を持った報告書は誰にとっても分かりやすいものです。
【客観性を持たせる】
伝わりやすい報告書において、客観性を持たせることはとても必要です。
なぜならば、主観的な報告書は説得力がないからです。
説得力を持たせるには「～だと思う」などの個人の意見を入れないでおきましょう。
例えば、次年度の計画を説明するときには事実から根拠を述べなければなりません。
意見と事実は違います。常に客観性を意識して報告書を作ってくださいね。
【まとめ】
以上の3点が伝わりやすい報告書を作るポイントです。
何が言いたいかをきちんと整理して、伝えたいことだけを客観性をもたせて、レイアウトを考えて強調できるようにしましょう。
伝わる報告書を作ることは読み手の時間削減にも有益ですし、書き手も組織のいろんなことを整理できるので重要だと思います。
たくさんの人の手に渡る報告書です。自分の評価を上げるためにも、どんな人が読んでも理解しやすいものを作りましょう。
