社内マニュアルを作成する際、どのように作成していけばよいのか難しい部分だと思います。
まずは何から手をつけていけばよいのかあたふたしてしまいますが、実は簡単な手順があり、それを押えればとても簡単に取り組むことができます。
そこで今回、社内マニュアルを作成する手順やステップをご紹介します。
○自分が見た業務を記述する
まずは自分の経験をもとに、業務の進め方を書き出していきます。その際、時系列的に順を追って記載していきましょう。
まずは頭の中を整理し、回想していきます。業務中にこんなところで悩んだな、ここは重要なポイントだな、と自分なりの注意点があるはずです。
その自分なりの考えや気づきを第三者が見ても分かる言葉にし、それぞれの作業工程に対し詳細に書いていくことが大切です。
○他者との比較
自分なりの経験をもとにマニュアルができたら、次は他者の経験も合わせてマニュアルを作成していきましょう。
この工程を挟むことで、自分では見つからなかった考えや視点を網羅することができます。
また、他者からの意見を取り入れられるので、自分の考えが偏っていた、間違っていたことに気づく機会にもなります。
色んな人の経験をもとに作られたマニュアル、とても素敵だと思いませんか。
○改善作業
他者の意見を取り入れた次は、それをもとに改善作業に移っていきます。色んな意見を取り入れることは重要ですが、全てを網羅すると要点が分かりづらかったり、見にくかったりするので、本当に必要なものを見極めて取捨選択しましょう。
○試験
実際にマニュアルが完成したら、実際にそのマニュアル通りにデモンストレーションを行いましょう。
頭の中だけで考えただけでは気づかなかった点や分からなかった点が浮き彫りになります。できればその業務について全く分からなかった人を対象に行うのがベストです。
デモンストレーションでは些細な意見も細かくメモをし、改善すべきことなのかどうかを見極めましょう。
○実際に作成していく
上記の手順が終わったら、完成形のマニュアルを作成していきます。作成するマニュアルとしては、まず大まかな全体の流れを読み手に見せ、その後、各手順に対して文章による細かい説明や分かりやすい図で伝えていくのが良いでしょう。
注意点や大事なポイントを大きな文字や色を変えるなどして目立つようにしましょう。
この流れを押えれば、とても取り組みやすくなるとは思いませんか。是非一度お試し下さい。
