「今度会社で行われる会議で、報告書の提出をするように言われた。いい報告書を書くためにはどうしたらいいんだろう？」「5W1Hっていうのを聞いたことがあるけど、詳しくはどういう考え方なんだろう？」
報告書は基本的に上司に見せるものであり、どうせ作るのであれば評価の高いものを作りたいとお考えの方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、いい報告書をつくるために必要な「5W1H」の考え方をご紹介していきたいと思います。
○5W1Hとは？
5W1Hとは、Who「誰が」、Where「どこで」、What「何を」、When「いつ」、Why「なぜ」、How「どのように」をまとめて表した言葉です。
英語で習ったことがある方がほとんどではないでしょうか？
5W1Hを意識すれば、誤解を生みにくい文章にすることができ、報告書の作成においてもとても有効です。
○文章での5W1Hの活用
ビジネスにおいて、文章は簡潔にわかりやすく伝えることが求められます。
報告書に関してもそれは同じことです。
では、どのように文章を簡潔にわかりやすくしていくのでしょうか。
まずは以下の文章をご覧ください。
「昔、あるところに、おじいさんとおばあさんがいました。それぞれ仕事に行き、桃を拾い、二人には子供がいなかったので、愛情込めて育てました。」
この文章は社会人研修やビジネスマナー研修などでよく目にする例文です。
この文章には5W1Hの要素がすべて入っているのです。
When「いつ」…昔
Where「どこ」…あるところに
Who「誰が」…おじいさんとおばあさんが
What「何を」…桃を
Why「なぜ」…二人には子供がいなかったので
How「どのように」…愛情込めて
これは桃太郎の例文ですが、同じようにビジネスに関する文章に対しても適用可能です。
5W1Hを報告書に適用することで、簡潔にまとまった文章を書くことができます。
○無理に一文にまとめない
「5W1Hを意識して文章を書く」というと、一文の中にすべての要素をまとめて書かなくてはいけないと思う方もいらっしゃるかもしれませんが、そうではありません。
5W1Hは無理に一文にまとめる必要はありません。
むしろ無理に一文にまとめてしまうと、かえって読みにくい文章が出来上がってしまいます。
読みやすい文章にするための5W1Hが、読みにくい文章を作ってしまっては本末転倒です。
以上、いい報告書を書くために必要な、5W1Hを意識した文章の書き方をご紹介しました。
5W1Hを意識するだけで、文章は見違えるほど簡潔でわかりやすくなります。
この記事が報告書を書く方の参考になれば幸いです。
