こんにちは。前回に続き、分かりやすい文章を書く7つのコツについてご紹介いたします。
前回と今回のコツを意識しながら報告書を書けば、理路整然とした説明になること請け合いです。経営者の方は必見です。
■分かりやすい文章を書く7つのコツ
⒊ 「もの」「こと」をあまり使わない
文章を書く上で、使いやすいのが「もの」「こと」です。しかしこれらの言葉は、文章を冗長にしてしまいやすい言葉です。そのため、できるだけ使用を控えるのがおすすめです。
もっとも、使用頻度が高い言葉であるので、使わなければならないシチュエーションも存在します。
⒋ 受け身表現の回避
英語の文法でも習う受動態、すなわち受け身の表現。受け身の表現は英語では一般的ですが、日本語で受け身の表現は使ってもあまり良いことがありません。
「彼は成功したように思われる」よりも「彼は成功したと思う」の方がシンプルでベターです。自信がない内容を書くときなど、ついつい使ってしまいがちな表現でもあります。意識して文章を書くのがおすすめです。
⒌ 箇条書きは体言止め
長い文章を書くにあたって、項目ごとに区分をする方が多いと思います。そうした場合、項目の見出しになる文章は、体言止めにしたほうが読み手に強い印象を与えられます。そのため、箇条書きにするときの項目はなるべく体言止めにした方が効果的です。
もっとも、この文章の項目の全てが箇条書きになっていないように、箇条書きにできない場面も存在します。そうした場面に箇条書きを意識するとかえって不自然な文章となってしまいます。注意が必要です。
⒍ 「など」を使わない
文章を曖昧にしたいときついつい使ってしまいがちな言葉。それが「など」です。「この問題を解決するための手段としては、A、B、Cなどがあります」というように使用したことのある方も多いのではないでしょうか。
しかし、報告書のような厳密な文章では使わないのがおすすめです。責任転嫁やリサーチ不足のようにとられてしまう恐れがあります。
⒎ 「ず」と「づ」の誤用
この点もミスが多いポイントになります。どちらを使うべきか迷った場合は、一度濁点を外して考えると分かる場合が多いです。
例えば、「わしづかみ」という言葉があります。わしずかみと迷ったとしても、そもそも「つかむ」というニュアンスがあることを思い出せば、「つ」に点だと分かります。
■まとめ
今回は、分かりやすい文章を書くために意識したい7つのコツのうち、残りの5つをご紹介いたしました。文章を書くという行為は、まだまだAIには代行されない人間ならではの行為です。
ぜひ、前回と今回のポイントを意識しつつ、報告書の文章にもこだわってみてくださいね。
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