「新しい人が増えてきたのでマニュアルが必要だと思います」
「いや、まだコミュニケーションで仕事を伝達すべき段階にあるのではないでしょうか」
なんて会話をしたことのある方も多いのではないでしょうか。
社内マニュアルを導入するなら、まず、社内マニュアルを導入するメリットを知り、その次に社内マニュアルを導入すべきタイミングかどうか見極める必要があります。
今回は、社内マニュアルを導入するメリットと社内マニュアルを導入すべきタイミングについてご紹介いたします。必見です。
■社内マニュアルを導入するメリット
⒈ 品質担保
社内マニュアルがあると、業務の質を担保することができます。マニュアルがないと、最悪の場合、担当者が変わるごとに業務の質まで変わってしまうことすらあります。
こうしたことは、マニュアルを作成することによって防ぐことができます。マニュアルに、仕事の達成基準を明記すれば、仕事の質は一定の水準で維持されるようになるからです。
「その人しかできない仕事」は、その人自身のプライドにとってはメリットがあります。しかし、企業全体で見ると、デメリットしかありません。組織全体の成長を考えるなら、マニュアル作成は欠かせない技術だと言えます。
⒉ 業務効率化
業務の効率化にもマニュアルは寄与します。マニュアルの内容は、最も仕事ができる人のやり方です。そのため、マニュアルを参考にすれば、社員全体が最も効率良くその仕事をこなすことができるようになります。
マニュアルを作成することが手間だと感じる方も多いかもしれません。しかし、社内マニュアルを作ることによって削減できる手間を考えれば、マニュアルを作成する手間は比較的小さいものだと言えるでしょう。
■社内マニュアルを導入すべきタイミング
では、上記のようなメリットのある社内マニュアルはどのタイミングで導入するのが良いのでしょうか。
・社員数が増えてきた
必然的にマニュアルを作ることになるタイミングです。
社員数が増えてくると、コミュニケーションでは仕事の伝達が難しくなってきます。社員相互の会話で仕事を伝達することの重要性は依然としてあるにせよ、その基礎として社内マニュアルが必要になります。
・新しい業務が始まった
新しい業務が始まったタイミングも、社内マニュアルを導入するのにうってつけなタイミングです。
新しい業務は、仕事の品質が定まっていない状態なので、マニュアルを導入し、品質管理する必要性が特に高いです。
もっとも、仕事が軌道に乗ると、さらに効率の良い仕事の進め方が発見される場合も多いようです。そうしたときは、改訂するのがおすすめです。
■まとめ
今回は、社内マニュアルを導入するメリットと社内マニュアルを導入すべきタイミングについてご紹介いたしました。
社内マニュアルを導入するメリットを知って初めて、効果的な社内マニュアルを作ることが可能になります。上記の点を参考にして、社内マニュアル作成に取り組んでみてくださいね。
作成後は印刷する方も多いかと思います。弊社までお気軽にお問い合わせくださいませ。
