「社内マニュアルを作成する必要とは何だろう」
このように悩まれている方も多いと思います。
そこでこの記事では社内マニュアルの必要性や大切なことについて詳しく解説します。
□社内マニュアルの必要性
＊作業時間の短縮
新しく入社してきた新人や業務内容が分からない人には業務内容を説明する必要があります。
説明している間はお互い仕事を行うことができないため、効率が悪いです。
しかし、社内マニュアルがあればそれを読むことで業務内容を理解することができます。
新人教育や質問に答える時間が減るため、全体としても生産性が大きく上がるでしょう。
＊仕事の質を保てる
手探りで業務を行うよりもしっかりとした説明があった方が質の高い仕事を行えます。
＊個人依存のリスクが減る
もし社内マニュアルがなく、新人教育を行う暇がない場合、業務を行える人が限られてきてしまい、特定の個人に仕事を依存することになるでしょう。
個人に依存してしまうと、仕事をできる人が限られてしまうため、長期的に見ると大きなマイナスです。
では、社内マニュアルを作成する際にはどのようなことが必要なのでしょうか。
□社内マニュアルを作成する時に必要なこと
＊5W1Hを使う
マニュアルでは必ず「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうやって」の5W1Hを意識しましょう。
初めて作業を行う場合、5W1Hがないと理解に時間がかかります。
＊専門用語を使わない
業務上、専門用語を使う場合は仕方がありません。
しかし極力使わないようにしましょう。
マニュアルの読み手は業務内容を全く知らない人かもしれません。
そんな人に業務用語を使うと、理解を遅らせるだけになります。
より理解しやすい内容にするため、分かりやすい言葉を使いましょう。
＊文字だけにならないよう図解を入れる
文字が羅列されているだけのマニュアルは読みにくいです。
読み手の理解を早めるためにも適度に図解を入れましょう。
＊マニュアルは作って終わりではない
マニュアルは一度作成したら終わりではありません。
ベンチャー企業などの場合、一度マニュアルを作成しても頻繁に業務内容や社内ルールが変わることでしょう。
そのため、柔軟にマニュアルを変更する必要があります。
□まとめ
この記事では社内マニュアルの必要性と大切なことをご紹介しました。
社内マニュアルを作成することで業務を効率良く行うことができます。
ぜひ参考にしてください。
また、当社では作成したマニュアルを印刷していただくことが可能です。
印刷に関するお悩みがありましたら当社にお問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
