「報告書を作成する必要がある」
「報告書作成の際には何が大切なのだろうか」
このようにお考えの方はいらっしゃいますか?
報告書では必ず守るべき大切なことがあります。
もし守らなければ読みにくく、読み手に伝わりにくい報告書となるでしょう。
ではどのように作成するのでしょうか。
この記事では報告書を作成する際に大切なことについてご紹介します。
□報告書で大切なこととは
＊内容を分かりやすく簡潔に書く
報告書を書く際に気を付ける必要があるのは簡潔に書くことです。
文章の見出しは10字から15字程度、文章の要約を書く小見出しは15字から20字程度と決めておくことで簡潔に書くことができます。
＊構成を考える
まず大切なことは構成を考えるということです。
情報を整理し、要約する必要があります。
情報を並べただけでは理解が難しい報告書となってしまいます。
標題・要旨・詳細の3点を意識することでまとまりのある報告書を作成できます。
＊図解を入れる
報告書で大切なことは情報を詰め込むことではなく、相手に分かりやすく理解してもらうことです。
文章だらけの報告書は読みにくいため、図解を入れてより理解しやすいものにしましょう。
＊文章表現を注意する
文章表現がおかしいと読みにくい報告書になってしまいます。
例えばですます調とである調が混同していることなどです。
一文を短くし、適度に句読点を打つことで読みやすい報告書となります。
＊誰に提出する報告書なのかをしっかりと意識
報告書は上司だけでなく、お客様や役員の人にも提出します。
提出する人によって、書き方は大きく異なります。
□報告書で一番大切なのは伝えやすく作成すること
報告書を単に情報をまとめたものと考える人は意外と多くいます。
しかし、報告書は仕事の内容などをまとめ、伝えるために作成されます。
そのため、適切に伝えなければ意味がありません。
最初に構成や全体像を考えるのも伝えやすくするためです。
報告書を作成する際にはどのようにしたらより理解しやすい文章になるかを意識しながら作成しましょう。
□まとめ
この記事では報告書を作成する時に大切なことをご紹介しました。
報告書を作成する際、まずは全体像から考えましょう。
また、図解を用いるというテクニックを使うことでより読みやすい報告書となります。
ぜひ参考にしてください。
当社では作成した報告書を印刷していただくことが可能です。
印刷に関するお悩みがありましたら当社にお問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
