「上司に社内マニュアルを作ってほしいと言われたけどどうしたら良いかわからない」
「どのような部分に気を付けたらいいの？ポイントは？」
など、お悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
社内マニュアルは多くの人が見るものなので、見やすくわかりやすいものに仕上げたいですよね。
しかし、業務マニュアルをスムーズに作ることは難しいです。
そこで今回は、社内マニュアルを作るときに気を付けたいポイントについて、ご紹介します。
□社内マニュアルを作るポイント
＊社内マニュアルの必要性とは？
社内マニュアルを作る際には必要性を理解しておきましょう。
社内マニュアルを作る目的は「業務の効率化」と「品質管理」です。
マニュアルを作ることによって、経験の少ない新人や発生頻度の少ない業務でも効率的に業務を行うことができます。
例としては、新人教育用のマニュアルを作成しておけば、ほかの人が新人教育を引き継ぐことができ、新人教育の属人化による生産性の低下を防ぐことができます。
＊書く範囲を決めましょう
マニュアルを作成するときは書く範囲を優先して決めましょう。
これから作成するマニュアルが業務のどこからどこまでをカバーするのか決めておくことで、余分なことを書かずに済みます。
ポイントは「いつ、どこで、誰が、何をするために、なぜ作るのか、どのように作るか、いくらで作るか」の「5W2H」を意識すると良いでしょう。
作成中につまずいたときに、この「5W2H」を見直すことで、立ち直ることができますよ。
＊業務の情報収集
書く範囲を決めたら、今度は情報収集をしましょう。
実際の業務を行う人に詳しくヒアリングを行いましょう。
この時、マニュアルの書き漏れがないように、前述の「5W2H」 をもとに、徹底的にヒアリングをすることが必要です。
また、ヒアリングをする相手はその業務についてよく知っている人です。
そのため、その人にとっては当たり前の専門用語を使って説明してくる場合があります。
ですが、初心者にとっての専門用語は、知らない国の言葉くらい意味の理解できない言葉です。
専門用語はそのままマニュアルに書かず、初心者でもわかりやすい言葉に直すことが必要です。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを作成するときのポイントについてご紹介しました。
紹介したポイントはマニュアルの必要性、書く範囲を「5W2H」で決める、業務の情報収集の３つです。
当社では作成したマニュアルを印刷していただけます。
印刷に関するお悩みはぜひ当社にご相談ください。
