「マニュアルを作ってくれ」
そう言われた経験がある方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。
しかし、作ったことがないものを急に作るのは難しいですよね。
そこで、この記事では上手くマニュアルを作る手順やコツ、作る際に気を付けたい点、実際に作っていく上で役立つ便利ツールを、3回に分けて紹介していきます。
マニュアル作成に関する知識がないという方も問題ありません。
これを読むと、マニュアルを作ったことがない方も、会社で役に立つ素晴らしいマニュアルを作ることができます。
□マニュアルとは？
まず、なぜマニュアルを作るのでしょうか。
これは、業務内容を明確にすることで、誰でも確認できるようにするためです。
そうすると、新入社員のように初めてその業務に取り組む人でも、マニュアルを見ることで円滑に作業を行うことができます。
そのため、マニュアルに書くのは手順や業務内容だけではいけません。
問題が起きた時の対処法も記入しておく必要があります。
□マニュアルを作る手順
では、実際にマニュアルを作る手順を確認していきましょう。
ここでは、大きく4つに分けています。
＊1. 用途を決める
最初に、マニュアルの用途を決めます。
誰に何をしてもらいたいかを考えるということです。
そうすると、自分がマニュアルに書くべき内容が明確になります。
記載すべきことが明確でないと、不必要な内容も記載してしまうことがあるのです。
＊2. 流れを決める
次に、マニュアルの手順と内容を考えます。
業務の流れを思い浮かべ、何をする必要があるのかを書いていきます。
まずは大まかに書き、業務上の注意点や細かい点はその後に書きましょう。
＊3. 運用する
構成を考えて細かい点まで書いた後は、実際にそのマニュアルを使って業務を行います。
最初に作ったマニュアルでは、失敗はつきものです。
実際に運用することで改善点が見えてくるため、まずは使ってみましょう。
＊4. 改善する
マニュアルを運用して見つかった問題に対する解決策を考え、マニュアルを改善します。
何度も運用と改善を繰り返し、より良いマニュアルを作っていきましょう。
ここで重要なことは、何が問題で、どうすれば改善できるかをしっかりと考えることです。
間違った改善方法では、なかなか良いマニュアルはできません。
□まとめ
今回は、マニュアルを作る手順についてお話をしました。
より良いマニュアルを作るには、誰に何をしてもらうかを考えて作り、実践し、改善を重ねることが大切です。
最初から完璧なマニュアルを作ろうとする気持ちは大事ですが、実際に運用してみることで問題を見つけることができるということも覚えておくと良いでしょう。
当社では、印刷に関するご相談を随時受け付けています。
専門家がお客様の印刷に関するお悩みを全力でサポートさせていただきます。
ぜひ一度、当社までご連絡ください。
