「もっと分かりやすい報告書を作りたい」
「分かりやすい報告書の作り方を教えてほしい」
このように、より良い報告書の作り方を知りたいと思っている方は多いのではないでしょうか。
しかし、どうすればより良い報告書を作ることができるのか分からないですよね。
そこで今回は、分かりやすい報告書を作るためのテクニックや注意点についてお話しします。
□報告書作成のテクニック
＊目的を意識する
まず、報告書の目的を考えます。
何を確認してもらうのかを明確にすることで、報告書の内容を絞ることができます。
また、内容をどのように伝えることが求められているのかを認識する必要があります。
なぜなら、近況をそのまま報告するだけで良い場合と、改善策や自分の考えを加える必要がある場合で、報告書の内容が変わるためです。
＊構成を考える
目的を設定した後は、報告書の構成を考えます。
基本的に文章は、「結論」「詳細」「要約」の構成で書きます。
結果として、文章全体が見やすく、分かりやすくなるのです。
＊作り方を意識する
報告書の内容は、簡潔で分かりやすく伝える必要があります。
要点を絞り、イラストやグラフを使うことで、分かりやすい報告書を作成できます。
また、記載する文章の量を減らすこともできます。
□報告書作成で気をつけたい3つのポイント
＊フォントの選び方
文章を書く際に、適切なフォントを選ぶことが大切です。
報告書において意識するべきポイントは、見やすさです。
ビジネスで使う際は、明朝体やゴシック体がいいでしょう。
文字の大きさは12ポイントが見やすいとされています。
＊所感の書き方
ビジネスで使う報告書には、自分の所感を書くことがあります。
その際、自分が感じたことを書くだけでなく、改善点や提案を加えるようにしましょう。
自分で提案までできる人は、優秀な人材として評価されます。
報告書作成を、自分の評価に繋がるように書くことを意識しましょう。
＊表紙の必要性
表紙の必要性は、報告書によって異なります。
社内向けの報告書に表紙をつけることはほとんどありませんが、社外向けの報告書は表紙をつけて整えることがあります。
報告書の用途に合わせて決定しましょう。
今回は、報告書を作る
□まとめ
際のテクニックや注意点についてお話ししました。
このテクニックや注意点を意識すると、より分かりやすい報告書を作ることができます。
当社では、印刷に関するご相談を随時受け付けています。
専門家がお客様の印刷に関するお悩みを全力でサポートさせていただきます。
ぜひ一度、当社までご連絡ください。
