社内の報告書を書きたい方の中で、書き方について不安な方はいらっしゃいませんか。
報告書は他の人にもわかりやすいものであることが大切ですよね。
そこで今回は、報告書の構成や作成手順、作成のポイントについてご紹介します。
□報告書の構成について解説します
報告書を書く前に、構成について知っておくと便利です。
構成が綺麗な文章は、読みやすく良い印象を与えるでしょう。
ここでは構成を3つに分けて説明します。
1つ目は、決まった様式に沿った日時や場所、内容です。
一般的に報告書には既定の様式があり、ワードやエクセルのテンプレートがあるのでそれに合わせて記入します。
様式が見当たらない場合は、自分で作成すると良いでしょう。
日付や宛名は自分の名前の上に書き、その次には表題、項目ごとの詳細と続きます。
そして最後に「以上」と書けば完成となります。
2つ目は、報告書の構成は表題・要旨・詳細で、3段構造が一般的です。
一番上の部分には報告書の内容を短く言い表した表題を書き、その下に3つ程に集約した要旨を書きます。
終わりには、詳細として具体的な内容を書くと良いでしょう。
表題から書くのが困難な場合は詳細の部分を書いてから、ポイントを要旨としてまとめ、表題をつけることをおすすめします。
3つ目は、客観的な事実と所見や書簡を区別したものです。
報告書は事実と自分の主張を区別して書くとわかりやすくまとめられます。
報告書の目的によっても変わりますが、客観的な事実を報告する書類で自分の主張ばかりなのは変ですよね。
反対に、報告書の目的が意見を取り入れることにある場合があります。
所見や所感など別途項目を作り、自分の意見だとはっきりわかるようにしておきましょう。
□報告書の手順について
伝えなければいけない情報を分かりやすく、簡潔にまとめられていることが良い報告書の条件です。
そこで、ここではそんな報告書の書き方を書くための手順を4段階に分けて解説します。
1つ目は、書くための材料を集めることです。
報告書は現場にいなかった人に対して、その時の情報を適切に伝える大切な書類です。
そのため、相手にとって大事なことはしっかりと盛り込んでおくことが重要でしょう。
方法としては、各内容に関するメモを作ったり伝えたい情報を簡単に書いてみたり、本やインターネットから資料や情報を取集するなど様々です。
自分の曖昧な記憶やひらめきに頼るのではなく、正確な情報と資料を材料にして書き進めましょう。
2段階目では、報告書の目的を明確にします。
報告書を誰に、何のために制作するのかをはっきりさせておけば、読み手の期待により近づけられるでしょう。
提出先がトップや役員の場合は、報告書をもとに判断が出しやすいようメリットやデメリットを短くまとめておくことが大切です。
3つ目は、構成を作ることです。
報告書を書くうえで全体の構成を考え、表題と打ち合わせの内容、詳細内容に分けて考えます。
詳細内容も見出しや小見出し、説明文と3つに分けて考え、見出しや内容、何文字で書くのかをとりあえず設定してみましょう。
4つ目は、本文を書くことです。
報告書はタイトルや表題から書きたくなるかもしれませんが、案外難しく中々先に進まない場合もあります。
そんな時は本文から書いてみると、案外スムーズにまとめられるため試してみると良いでしょう。
本文は報告する内容に漏れが無いよう注意しながら、5W1Hに意識しながら作ると良いです。
重要な部分には太字や下線を入れ強調することで、分かりやすくできます。
日時や数字は具体的に記述すると良いでしょう。
また、難解な専門用語はできる限り使用せず、わかりやすくする説明することが大切です。
□報告書作成のポイントについて解説します
ここでは報告書のポイントを4つご紹介します
1つ目は、提出する相手や目的に合ったまとめ方をすることです。
まずは、その報告書を誰に読んでもらうのかを明らかにしましょう。
提出する相手は1つはトップと役職向けで、他は部内向けとお客様向けの大きくは3つに分類されます。
トップや役員に向けて書く場合は、報告書の事項は端的にすぐに判断できるようにすることが大切です。
トップはたくさんの解決すべき問題を抱えていることが多く、1つの報告書にあまり時間をかけられないでしょう。
判断をしやすくするためには、デメリットやメリットを比較できるようにしておくのがおすすめです。
部内向けに書く場合は、上司が求めている内容を盛り込むことが大切です。
報告書を作る前に、予め上司が求める内容を調べておき、上司が求めるものと内容が異ならないように気をつけましょう。
お客様に向けて書く場合は、形式と丁重さを心掛けながら、期限を守ることが大切です。
失礼にならないよう形式を守って書くことは、社内文章を書くうえで共通して重要です。
また、できるだけ設定された期限に余裕をもって完成させておきましょう。
2つ目は、構成を意識することです。
報告書は上から表題、要旨、詳細とピラミッド型の構造であるため、全体を意識しつつ書くことが大切です。
全体の構成を意識しながら書けば、全体的に筋の通った文章が書け、読みやすくなるでしょう。
3つ目は、正しい情報を分かりやすく書くことです。
報告書には、正確な情報を端的に分かりやすく伝えることが求められます。
図や表を入れると説得力が増し、忙しく長い文章を嫌うような人にも読んでもらえやすくなります。
また、大切な所を太字にしたり、カッコや下線を使うとさらに分かりやすくなるでしょう。
4つ目は、文章の書き方に注意することです。
仕事場では、要点を絞って書くことは重要視される部分であり、長くならないように文章量にも注意が必要です。
読点が続き文章が長くなる場合は、適当なところで句点をつけましょう。
また、「ですます」や「である」を併用するのは厳禁ですので、見直しでチェックをすることが大切です。
□まとめ
報告書の構成や作成手順、作成のポイントについて解説しました。
社内の報告書を書く予定のある方は、是非参考にしていただければ幸いです。
報告書の印刷をご依頼されたい方は、是非当社にご相談下さい。
