社内の規定集の作成を頼まれた方はいらっしゃいませんか。
初めて作成する人の中には、社内規定集と言われてもイマイチ分からないという方も多いでしょう。
今回は社内規定集とは何か、作り方や変更する理由について紹介します。
□社内規定とは
そもそも社内規定とは何かご存じでしょうか。
社会人になって初めて知ったという方も多いでしょう。
しかし、中には「社内規定とは何か、結局良く分からない」という方もいらっしゃると思います。
社内規定とは、会社内に関わる事柄を決めたルールのことで、会社独自のものです。
会社の仕事に関する内容が含まれており、雇われている社員の同意は必要ありません。
また、規定には決めるべきことがいくつかあります。
ここでは必要な内容やどうやって決めるのかについて解説します。
1つは基本経営に関するルールです。
基本経営では会社がある目的や商号、本社の所在地などを定義した定款や、取締役会の運営に関しての内容など経営の基本的な規定を決める必要があります。
2つ目は組織に関するルールです。
会社内の組織の構成や役職、役割を決めておきましょう。
組織の構成やそれぞれの組織にはどんな役割や権限があるのか、職務の定義などを定める必要があります。
3つ目は人事に関するルールです。
人事に関しての規定では、給料の締め日や支給日などの賃金や賞与に関わること、通勤手当などがあります。
また、就業規則も人事に関する内容の基本のため、人事関連の内容を含め作成しましょう。
□社内規定の作り方とは
社内規定を1から全て作成するのはかなり骨の折れる作業です。
そのためネットでモデルとなる規定例を探し、それをもとに自社の規定を作成すると良いでしょう。
はじめに、既定の対象となる業務の流れについて確認しましょう。
実際の業務内容と異なる規定は形骸化し、規定とはかけ離れた運用がされる原因となります。
また、規定によっては部門をまたぐ業務が対象となる場合もあります。
その際は各部門からそれぞれの業務を良く知る代表者同士で話し合うことが大切です。
特定の部門がそれぞれの利害を優先するのではなく、公平になるように決めましょう。
また、この作成の過程自体が、今までの業務の無駄を再確認し、効率的に業務ができるよう仕事自体を見直せる貴重な機会となります。
以上で導き出した業務の実態と改善点、それぞれの部門の主張をモデルとなる例に沿って書くことで、自社に合った規定をつくれるでしょう。
□社内規定を変更する理由とは
社内規定は会社の状況に応じて、修正していく必要があります。
しかし、社内規定を変更したい場合は、根拠が明確でないと社員に納得してもらえないでしょう。
社内規定を変更する理由として、ここでは3つ紹介します。
1つ目は社内の規則を変えるためです。
例えば、業務内容や時間が変わったり、社員のやる気を上げるために報酬制度を導入したりする場合です。
また、国の施策により休暇制度を導入するとなれば社内規定を変更する必要があるでしょう。
さらに、不利益変更の禁止もおさえておくと良いでしょう。
これは、雇用者が労働者の合意なく決定した社内規則を変更し、労働者側が不利益を被らないようにするための規定です。
変更時には必要性を分かってもらい、変更点を労働者全員に知らせるなどして、不利益のない合理的なものだと理解してもらうことが大切です。
労働者にかなりの不利益がある条件は、適切な内容に変更しましょう。
変更した場合には、「内容に不利益は無いか、社会通念上妥当性はあるか、労働者側の反応は良いか、そして最終的には変更した必要性は妥当だったか」を確認しましょう。
2つ目は法改正に合わせるためです。
社内規定は基本的に会社のルールですが、元々は国で定められた法が考慮されています。
そのため国の法律が変わったり、改定されたりすれば、それに沿って変更する必要があります。
例えば、育児や介護の休業制度、労働基準法による賃金制度、労使問題の対応は変更されやすい項目でしょう。
それぞれのルールに臨機応変に対応できないと、法律違反にもなりかねません。
法改正に応じ規則を変更する場合は、変更日と法改正があった日にちを確認しながら、新たな規則が改正された法に沿ったものか確認しましょう。
3つ目は助成制度に対応するためです。
色々な雇用関係に関して助成制度がありますが、何でも自由に受けられるわけではありません。
就業規則を提示し、適切な状況で社員を雇っていることを証明する必要があります。
この助成制度もまた変更される可能性があり、助成を受けるためにも変更することが大切です。
例えば、労働者の環境改善やキャリアアップ、待遇改善に関して助成制度があり、それぞれの要件は厚生労働省のホームページで確認できます。
変更した就業規則を届け出ることで、助成が受けられます。
□まとめ
社内規定とは何か、作り方や変更する理由について解説しました。
社内の規定集を作成する際にはぜひ参考にしてみてください。
当社では規定集の印刷の依頼をお受けしています。
印刷を依頼したい場合はぜひ当社にご相談ください。
