「社内規程の作り方を詳しく知りたい」
「社内規程を作る際の注意点は何かな」
このようにお悩みの方も多くいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事では、社内規程のメリットや作り方、注意点をご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
□社内規程のメリットをご紹介！
社内規程には、「業務の効率化」「社内の秩序維持」「リスク防止」などさまざまなメリットがありますが、その中でも「業務の効率化」と「リスク防止」についてご紹介します。
メリット1つ目は、業務の効率化です。
仕事を、各従業員のやり方に任せてしまうと、各々異なるやり方で各従業員が仕事をすることになり、大きなトラブルにつながる可能性も考えられます。
そこで、社内規程でマニュアルを作成し、仕事の統一的な手順をまとめることで業務を標準化でき、業務の効率化も期待できます。
例えば、「文書管理規程」は、社内における文書の管理方法が定められたものです。
「文書管理規程」で、文書の保管場所に関して定めることにより、文書の保管場所を統一でき、従業員が文書を探す手間や時間を削減できるでしょう。
メリット2つ目は、リスク防止につながることです。
リスク防止につながる代表的な規程として、ソーシャルメディア利用規程やハラスメント防止規程などがあります。
ソーシャルメディア利用規程とは、従業員のソーシャルメディアの利用に関するルールが定められた規程です。
また、ハラスメント防止規程とは、「セクシュアルハラスメント」や「パワーハラスメント」の定義や禁止事項が定められた規程のことです。
インターネット上での炎上などにより、従業員の不祥事により企業が経営危機に陥るといったケースもあります。
これらの規程を定めることで、リスクを防止できるでしょう。
□社内規程作成の流れをご紹介！
社内規程の作成手順には、大きく6つのステップがあります。
ステップ1では、社内にある既存の規程を集めましょう。
過去に作成された規程だけでなく、マニュアルやルールブックなども探して集めましょう。
ステップ2では、既存の規程をグループ分けしましょう。
ステップ3では、規程に設定する内容を吟味しましょう。
会社によって社内規程の内容は千差万別です。
新しく設けたり内容を変更したりしつつ、規程に採用するものを精査していきましょう。
自社にとって何が本当に必要な内容かしっかり吟味することをおすすめします。
ステップ4では、規程の草案を作りましょう。
関係する部署に適宜確認をして、草案の作成を進めましょう。
ステップ5では、専門家に完成した規程内容を確認してもらいましょう。
確かに会社側が自由に規程内容を決められますが、労使間の合意なく法律に違反するような内容を採用しないようにしましょう。
また、設定しなければならない重要な内容を盛り込まなかった場合は、会社側がリスクを負う可能性もあるので十分に確認してもらいましょう。
規程内容を周知する前に、弁護士などの専門家に一度確認してもらうと良いでしょう。
ステップ6では、周知を徹底しましょう。
社内規程を作成しても、従業員がその内容を知らないという状態では作った意味がありませんよね。
周知が義務づけられているわけではありませんが、従業員全員に作成した内容を確認してもらうと良いでしょう。
内容を更新した際も従業員全員に必ず周知しましょう。
□社内規程の作成における注意点とは？
1つ目は、法律に抵触せず、整合性が取れているかどうかです。
専門家に、社内規程が法律に反していないか確認してもらうと良いでしょう。
また、複数の規程がある場合、整合性が取れていない項目がある可能性もありますので、全ての規程の整合性が取れているのかも確認しましょう。
2つ目は、社員に周知し、いつでも確認できるように一覧にまとめることです。
上記でも述べましたが、社内規程は社員に周知して、いつでも確認してもらえる状態にすることが重要です。
確認したいタイミングでいつでも確認できるように、一覧にまとめておきましょう。
3つ目は、定期的に規則の見直しを行い、内容を更新することです。
今後業務を行うにあたり、業務内容が変更したり情勢が変わったりして、ルールを変更する必要もあるでしょう。
社内規程を作ったら、定期的に見直しを行い、内容を更新していきましょう。
しかし、日々の業務がある中、普段から社内規程についてこまめに確認することも難しいですよね。
「気付いたときに対応する」とすると、後回しになってしまいます。
そのため、あらかじめ1年に1回はこの日に社内規程の見直しをする、と決めておくと忘れることなく更新できるのでおすすめです。
□まとめ
本記事では、社内規程のメリットや作り方、注意点をご紹介しました。
社内規程の作成をお考えの方は、今回ご紹介したことを参考にして検討してみてください。
当社は、お客様のご要望に合わせて冊子を作製いたします。
何度でもご相談いただけますので、ぜひ当社までお問い合わせください。
24時間以内に回答いたします。
