これからマニュアルを作る方、もしくは「マニュアルを作り直したい。」と考えている方にぜひ知っていただきたいことがあります。
いいマニュアルには必ずある共通点があるんです。せっかく作成するなら、誰もが目を通したくなる素晴らしいものを作りたいですよね。
そこで今回は、素晴らしい業務マニュアルに共通するポイントについてご紹介します。
■どうしてマニュアルが必要なのでしょうか。
マニュアルって正直、作るのに手間がかかりますよね。
しかし、それでも会社におけるマニュアルは必要だと思っている方はたくさんおられます。ではどうして必要なのでしょうか。
それは、マニュアルがあることにより質の向上とスピードアップが望めるからです。
このことを念頭に置いているかどうかで完成度が違ってくることをぜひ覚えておいてください。
■よく読まれるマニュアルに共通している特徴。
一つ目は仕事の全体像がイメージできることです。新人が頭を抱えがちな悩み事の一つに「これは何のためにやっているのかわからない。」というものがあります。
これはほとんどの場合、全体像を掴んでいれば、今はどの段階なのかわかり、解決されるはずです。
よって、あらかじめマニュアルに全体像を明示しておくと、的外れな行動をとるリスクもなくなります。
二つ目は目的、目標が明確にわかることです。数値を具体的に入れていくことでモチベーションアップにつながります。
また、達成したあとはチェックを付けられるように、リストを作っておくのもよいです。
三つ目は例を挙げてわかりやすくすることです。これはもし起こると、誰もが戸惑うであろう例を挙げて策まで記しておけば、安心できるからです。
■作成するときのポイント
作成するときは必ず複数人で意見交換をしながら行いましょう。
他の部署から、もしくは勤務歴が異なる社員から意見をもらうと、誰でも共有できる内容のものに完成するはずです。
まとめ
いかがでしたか。
素晴らしい業務マニュアルが作られるポイントについてご理解いただけたでしょうか。
マニュアルを作るとなると「何か特別なことをしなければならないのか。」と考えがちです。
しかし、実は普段目にする書類をヒントにして、後はもう伝え方を工夫するだけでマニュアルの原本は完成するのです。
ぜひ、より高い仕事の効率化のために、業務マニュアルを作る際は一つ一つ、試してみてくださいね。
