エクセルで社内マニュアルを書いてみよう！エクセルでの文書作成の注意点

文書の作成といえば、ワードやパワーポイントでできそうなイメージですが、
マニュアル作成なら、今回はエクセルで作成してみませんか？
エクセルで文書作成を行うときの注意点をご紹介します。

・ページがない
ワードやパワーポイントにはページがあるので、情報の配置にどうしても制約がかかってしまいます。
・画像の扱いが簡単
ワードに比べてエクセルのほうが、簡単に画像を配置できます。

・作業フォーマットと共存できる
シートを使い分けることで説明と実際の作業をするシートを分けることができます。

・別のファイルにアクセルできる

ハイパーリンクを遣えばファイルやフォルダを開くことができます。

マニュアルを作る上で絶対に必要なスキルはパソコンの画面をそのまま画像にすることです。スクリーンショットのことですね。
パソコンの画面全体を画像にする場合は、キーボードのPrint Screenキーを押すだけで今見ている画面をそのまま画像にできます。

ウィンドウを画面にするには、Print Screen(Prt Sc)+コントロール（Ctrt）＋オルト（Alt) のボタンを同時に押すことで、画面にすることができます。

貼付けるショートカットボタンは、コントロール（Ctrl）＋V　ボタン同時押しです。

・なるべくたくさんの画像をいれること
・注意書きを入れること
・手順を時系列で並べること

【１】目的…概要と目的を書いて全体の流れを俯瞰します。
この時、次回、更新するときのために作成日時も忘れずに書きましょう。

【２】実際の作業…実際の作業手順を書きます。
【３】管理…作ったデータの管理が必要な場合にはこちらに書きます。

セルを原稿用紙の升目上のようにしたうえで書式や様式・フォーマットを整えていきましょう。
ネットなどでもよく見かける、エクセルで作成されたテンプレートは、そのほとんどがセルの列の幅を調整することで文書の様式を整えています。

しかし、セルの列幅をいじってしまうと、書式（罫線）が複雑であればあるほど、エクセルでは手に負えなくなり、やはりワードで作成した方がいいかということになってしまいます。

このセルの列幅を調整するというやり方をやめて、いったんセルを小さな正方形のような升目上にしておき、必要に応じてセル結合や「折り返して全体を表示する」コマンドを使用しながら書式を整えていけば、かなり複雑な様式のビジネス文書でも作成することができます。

しかも、この方法では、後から比較的簡単に様式を変更することも可能となります（セルの列幅を調整する方法では後から書式をいじることはかなり困難です）。

いかがでしたか？ぜひ一度、エクセルで文書の作成をしてみてくさい。