業務をスムーズにこなすためにはマニュアルが欠かせません。マニュアルさえあれば新人研修が滞りなく進みますし、分からないことがあればすぐに見ることができます。
よって「誰もが見やすい業務マニュアルを作りたい。」と考える方は多いはずです。
とは言ってもせっかく作ったのに全く使わないマニュアルがあるのも事実です。
そこで、一体見やすいマニュアルにはどういった特徴があるのでしょうか。
一緒に見ていきましょう。
■全体像と詳細が偏りなく記されている。
マニュアルを見る人にとって進めている作業がどういう位置づけで目的があるのか明確になっている必要があります。
特に新人が仕事を覚えるのに役立つはずです。
よって、全体の流れと細かい業務のつながり、業務の詳細が載せることが大切です。
これにより、個人が会社にとっての利益を考えやすくなり、主体的に動きやすくなるでしょう。
また、リスト、用語説明、Q＆Aを設けると、効率化を臨むことが可能です。
■一つ一つの作業の目標や評価基準を明記する。
マニュアルに目標と評価基準を明記しておくことで、モチベーションに繋げることができます。
行っている業務の理由や成果も載せておきましょう。
この時、上司からの具体的な意見も添えておくと、作業に取り掛かる際の方向性が見えやすくなるでしょう。
目安となっている時間やかかる費用など、会社の実情もきちんと載せておきましょう。
数値で示されていると管理側も見やすくなります。
その上、レベルアップを図るために段階を追って数値を上げているのも良いですね。
■先輩の経験談やトラブル処理も載せる。
先に業務を行っている人には必ずノウハウや自己流のやり方が生まれているはずです。
また、トラブルが起きた時に慌てず連携した行動ができるようになっているには処理の仕方を共有していることが前提です。
また、トラブルが起きていないのに普段から想定して動くのは特に、新人にとって大変難しいことです。
ですから、これらもマニュアルに載せておくようにしましょう。
いかがでしたか。
見やすい業務マニュアルを作るポイントについてお分かりいただけたでしょうか。
関わる全ての人が使いやすいマニュアルは管理者、従業員のどちらかだけの視点に偏っていては作れません。
最初は難しいかもしれませんが、何度かやってみることでコツは掴めます。
何より、放っておくことは一番やってはいけませんので、今一度見直してみてください。
