企業を運営していく上で報告書は必須ですよね。
しかし、報告書の書き方を学べる機会はなかなかないためその書き方に困る方も多いと思います。
報告書はその構成や書き方のコツを知っていると非常に書きやすくなります。
そこで今回は報告書をスムーズに書くためのテクニックについてお話します。
■報告書の構成
まず、報告書の構成について知っておく必要があります。報告書には様々なものがありますが、共通していることは大まかな概要を細かく細分化してそれぞれ説明していく、という体裁があることです。
大まかな「見出し」をいくつか設け、各々に「小見出し」を付け、そこにそれぞれヒアリングした内容をもとに、詳しい説明を加えていくのが報告書の構成になります。
そのため、「見出し」は「小見出しの要約」であり、「小見出し」は内容の要約になります。
それを意識して、まず見出しを作り、小見出しを考えて、ヒアリングした内容を書いていくことで、後から読んでも分かりやすい構成の報告書になります。
それぞれ要約すると以下のようになります。
見出し（小見出しの要約、10字～15字ぐらい）
小見出し（文章の要約、15字～20字ぐらい）
説明文（小見出しの内容の説明）
このような構成をいくつか作ることで報告書ができあがります。
■報告書作りのテクニック
報告書の構成が分かると報告書作りはスムーズに行えるようになりますが、報告書の内容も大切になります。
文章を誰に対して書いているのかを考えながら文体を気にしたり、興味を引くような文章の構成、レイアウトを考えたりすることでより内容が伝わりやすくなります。
そのため、文章で全て説明するのではなく、時には表を多く用いたり、報告書によっては写真などを用いたりすることで視覚的に内容を伝えられるようになり、また書く時間の短縮にもつながります。
また、文章については、文章当たりの文字の量が読みやすさにおいて大切な要素の一つです。
なるべく50文字以上の文章を使うことは控えましょう。
できるだけ分かりやすくまとまった文章を用いることで、読み手にとっても分かりやすく、読んだ後に評価しやすい報告書になります。
その確認のためにも文章作成の後には声に出して読んでみたり、文章が読みにくいレイアウトになっていないか確認したりしましょう。
余白などにも気を遣ってみることで、より良い報告書になります。
いかがでしたか。
報告書を書く際にはその構成を知ったうえで相手を意識した工夫をすることが大切になります。
以上の点に注意してより質の高い報告書作りを心がけてみてください。
