「どうしたらわかりやすい、質のいいマニュアルを作ることができるか。」
「読み手にわかりやすく伝えたい。」
社内マニュアルを制作する際に、このような疑問を抱いていませんか。
わかりやすいとはどういうことでしょうか。それはマニュアルを読んだ方がその内容の作業を実行できる、つまり再現化できるようにすることです。
では、再現化できる、再現性を出すためにはどうすればいいのでしょうか。
今回は、わかりやすく、質のいい再現性のあるマニュアルの作り方のポイントを3つご紹介したいと思います。
■作業の区切りを意識すること
マニュアルに細かい内容の細部まで記載する必要はありません。
例えば上司から口頭で端的に教わるように、
「次はこれをこうする。」
「その次はあれをこうする。」
といったように、区切りを示すと読みやすいマニュアルになります。
区切りを示すために、フローチャートを活用するといいでしょう。
図で視覚的に内容を把握できますし、取り組むために必要なステップ明確化されているため、非常に効果的です。
■読み手のレベルを想定する
マニュアルは、作成する人のものではありません。
使用する人のためのものです。使用する読み手の知識レベルを想定して、必要以上に丁寧に書き込み過ぎないことが重要です。
専門用語は端的に表現されて、社風を感じさせられるメリットが存在しますが、使いすぎると逆効果になります。
読み手が学生のアルバイトなのか、優秀な社員に対するものなのか、マニュアルを作成する前に明確にしましょう。
■具体的な基準を記載する
「早めに集合してください。」
と言われた場合、実際は何時に集合すればいいのかわかりません。
あいまいな表現を用いることは、読み手の不安や疑問に直結しかねません。
「10分前に集合してください。」
など、数字を記入することでより具体性が出てきます。
数字や状態の具体化を行うことで、マニュアルを使用する人のちょっとした不安や疑問を取り残ぞくことが可能となります。
■最後に
今回は質のいいとされるマニュアルを作成する際に、押さえておきたいポイントを3点ご紹介しました。
・作業の区切りを意識する
・読み手のレベルを想定する
・具体的な基準を記入する
マニュアルは読み手のためのものです。読み手のためを思って、再現性のあるマニュアルを作ることが重要となります。
