「社内マニュアルを作る事になったけど、どんなふうに作ったらいいんだろう？」「手順が全く分からないなぁ」という方も多いのではないでしょうか？
たしかに、社内マニュアルを作るにあたって、なかなかイメージしにくい部分もあるかと思います。
そこで今回は、社内マニュアルの作り方を「手順」という観点から見ていきたいと思います。
○社内マニュアルの目的
そもそも社内マニュアルは何のために作るものなのでしょうか？
その答えは「業務の標準化」と「品質管理」です。
社内マニュアルがきちんとしたものになることで、業務経験の少ない新入社員でも効率的な仕事ができ、頻度の低い業務にも対応することができます。
ところが、なかには社内マニュアルの作成にきちんと時間を割くことができず、事前の準備・検討が十分でないまま、何となく社内マニュアルを作ってしまう会社もあるようです。
これを機に、しっかりとしたマニュアルの作成に取り組んでみてはいかかでしょうか。
○社内マニュアル作成の手順
では、具体的にどのような手順で作成を進めていけばよいのでしょうか。
1．ターゲットとスケジュールを決定
ターゲットとは、「読み手は誰なのか、管理職か、社員か、新入社員か。」を決めるということです。
読み手によって、知っていることのレベルが異なり、説明の量も変化するためです。
スケジュールとは、社内マニュアルの作成期限を定め、自分が社内マニュアル作成にどれだけの時間を割けるかを考え、計画を組むことです。
これによってマニュアルに載せる情報の量が変わってきます。
2．情報収集
この段階では、社内での一般的な情報や自分の経験からかけることをメモしたり、他の社員からも様々な業務に関する情報を収集したりします。
人間は、ただ文章で書いてあるものよりも、図などを使って説明された方が記憶に定着しやすいですし、理解もしやすくなります。
ですからこの段階の時点で、文章でメモするだけでなく、表せることはなるべく図で表すと、後の手間が省けるでしょう。
3．情報の整理、分析
2の段階で集めた情報を、さらに細かく整理します。
先ほどの段階では説明が不十分なことについても、ここで分析していくことで内容を確実なものにしていきます。
さらに、今のままのマニュアルのやり方では無駄があったという場合も多いので、現行の社内マニュアルとの比較も重要です。
4．構成を考える
必要な情報、内容が集まったら構成について考えます。
はじめに、会社としての考え方などの重要なもの、かつ、大きな括りのものを。そこから具体的に業務に関してや、注意点などを書いていきます。
このとき、文章だけでなく図や写真などで説明すると効果的です。
5．周りにチェックを受ける
公式に提出する前に、何人かにチェックを受けましょう。
自分では全く気付かなかった点に気づくことができます。
社内マニュアルは、急に作ってくれと言われると何から手を付ければ良いかわからないものですが、手順ごとに段階を追って作業を進めていくと、そこまで大変なものではありません。
この記事がわかりやすい社内マニュアルの作成につながればうれしく思います。
社内マニュアルの作成に興味をお持ちの方はお気軽にご相談ください。
