会社勤めの方なら、会社の外部向けに報告書を書く機会があると思います。
とはいえ、初めて書くとき、報告書の形式や分量などに関して分からないことだらけでしょう。
「報告書ってそもそも何に気をつけて書けばいいんだろう？」
「報告書には何を記載するのが正しいんだろう？」
こんな悩みを抱えていらっしゃいませんか？
そこで、この記事では、社外向けの報告書を書く際の基本的なポイントについて解説していきます。
□報告書を書く時のポイント
＊事実を簡潔に書く
長すぎず、要点だけをまとめた文章を書くことを意識しましょう。
例えば、経過報告書であれば、発生した日時や場所、発生したこと、現状などを端的に書くことが重要です。
事実の報告をするときは、事実の時系列や関係者をまとめるのがよいでしょう。
＊分かりやすい言葉で書く
ビジネス文書ですので、見やすさ・分かりやすさ重視で、フォントや言葉を選びましょう。
一つの文章が長くなりすぎないように意識することも大事です。
簡潔な表現にすることと同様に、一つの文章に詰め込む内容は一つに絞るように意識しましょう。
＊報告書の目的や提出先を意識する
報告書の種類や各目的によって文章構成、書式を変えましょう。
報告書と一口に言っても、出張報告書や事故報告書など、様々な形態があります。
社外向けであれば基本的に取引相手先の企業である場合が多いでしょうから、できるだけ丁寧に事実を伝えられるような文章構成にするのがよいでしょう。
一方で、社内向けの報告書であれば要点を押さえた簡潔な書き方が良いでしょう。
＊納期や締め切りは守る
納期に間に合わなければ元も子もないので、報告書の作成はできるだけ早く取り掛かり、提出するべきです。
余裕をもって取り組むことで、なにか非常事態が発生した場合でも、落ち着いて問題に対処できます。
また、当然ですが、遅くとも締め切りには間に合わせるようにしましょう。
□まとめ
社外向けの報告書を書くにあたって、重要だと考えられるポイントをまとめました。
読み手の受け取りたい情報をしっかりと意識して、読みやすく分かりやすい内容の文章を書くことが重要です。
また、弊社では、冊子の印刷や製本の業務を請け負っております。
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