「報告書を書くコツを知りたい」
「読む人にわかりやすい報告書を書きたい」といったお考えの方はいらっしゃるでしょうか？
社会人はいろいろな報告書を書く機会があるので、上手く書くためのコツを知っているとかなり楽になりますよね。
そこで今回は、読む人に伝わりやすい報告書を書くコツをいくつかご紹介します。
□読む人の視点を考えて書く
報告書を書くにあたって一番重要なポイントになります。
書くことの大前提として読んでもらう人に正確な情報を伝えることが必須になります。
まずは読む人の視点から、伝わりやすい内容や表現の方法、使用する用語などを考えましょう。
上記の段階を踏むことによって、読む人に伝わりやすい報告書を書くことができます。
常に読む人を考えて書くようにしましょう。
□適当な文字量で書こう
上手に報告書を書くには文字量や文書表現にも注意する必要があります。
一言にまとめる場合は50字程度、
2、3分程度で簡潔に報告する場合は400文字程度にするなど、報告書の種類や時、場面に応じて文字量を変えることで読んでもらえるものになります。
□文書表現に注意
＊語尾をそろえる
ですます調とである調を併用しないようにしてください。
見逃してしまうことの多いミスなので、見直しを必ずしましょう
＊修飾語は縁語接近に
修飾する言葉と修飾される言葉は近づけましょう。
＊句読点の位置
文章の終わりには句点(。)を付けます。
読点(、)は~15文字前後で入れると読みやすくなると言われています。
また、読点がないと文章の意味が変わってしまう場合は特に気をつけましょう。
□見栄えのいいレイアウトにしよう
見栄えのいいレイアウトの条件として、
・全体的に適度な余白があること
・適切な分の長さ、文頭が揃っていること
・読む人に伝えたい内容が見出しになっている
上記の点を挙げることができます。
読む人の中には、ぱっと見の第一印象で報告書を読むかどうかを決めてしまう人も少なからずいます。
見栄えのいいレイアウトの報告書にすると、最後まで真剣に読んでもらえるものになります。
伝わりやすい報告書を書くためには見栄えの良さを意識することをおすすめします。
□まとめ
今回は報告書を書くコツについていくつかご紹介しました。
ご紹介したテクニックで、上手に報告書が書けるようになることが理想ですが、何よりも読む人の視点になって書いていくことが一番重要です。
この機会に、読む人に伝わる報告書を書いていきましょう。
