社会人は報告書を書く機会が非常に多いです。
しかし、「報告書を書くのが苦手だ」「上手に報告書を書く方法を知りたい」などのお悩みをお持ちの方も多くいらっしゃるのではないでしょうか
報告書はコツを掴めば簡単に書くことができますが、注意すべきポイントもあります。
そこで今回は、報告書を作る際に注意すべきポイントについてご紹介します。
□構成に気をつけよう
一般的にどのような種類の報告書であっても日時、場所、書いた目的、詳細についての情報が必要ですので簡潔に記載しましょう。
その他必要があれば注意事項も付け加えましょう。
注意すべきポイントは詳しい内容と要約された内容の2つを上手く利用することです。
報告書は詳しい内容から順に書いて、次に要約された内容について書くようにするとスムーズに書くことができます。
詳しい内容を書く時も同様に、説明文を書いてから小見出しを書く、最後に見出しを書くといった流れに沿って構成すると書きやすくなります。
□目的によって内容を変えよう
報告書の種類や分量などは「誰に向けて書くか」、「どういう目的で書くか」、「どの時期に書くか」によって大きく内容が変わってきます。
上司や社長などの忙しい人に向けて作る報告書はできるだけ短くて、わかりやすい内容にします。
外部の人に見てもらう年次報告書などは、要約と詳しい内容を別々に書く必要があります。
また、いつも以上に誤字、脱字のミスチェックや会社の不利益にならない内容にするように気をつけます。
それぞれの目的に分けて、適した内容の報告書を書くことを意識していきましょう。
□自己流で書かない
従来書かれたことのない、新しい形式で報告書を書く機会はあまりありません。
多くの報告書が既に前例のある、または社内に報告書専用のフォーマットがあります。
前例を参考にする、専用のフォーマットを積極的に利用していきましょう。
たまに自己流で新しい形の報告書を書いてしまう人がいますが、これは読む人にとってはよろしくないです。
もしも、フォーマットや前例がなくても会社の倉庫を探す、ネットで検索してみるなどの手段をとってみましょう。
□まとめ
今回は報告書を書く際に注意しておきたいポイントについてご紹介しました。
報告書は様々ありますが、基本的に押さえておくべきポイントはどの報告書においても通用します。
今まで注意すべきポイントを知らなかった人も、この記事をきっかけに抜かりのない報告書を作っていきましょう。
