年次報告書の書き方についてお悩みの方はいらっしゃいませんか。
年次報告書は、経営資産を左右する可能性がある大切な報告書となります。
今回は年次報告書とは何か、その書き方や作成する際のポイントについて紹介します。
ぜひ参考にしてください。
□年次報告書とは
年次報告書とは、企業や官公庁で作成される1年間をまとめた報告書を指します。
企業では、マニュアルレポートとも言われています。
また、これは1年の最後に情報公開という観点から、世界の株主や投資家、金融機関に向けて配る経営内容を総合的に載せた冊子でもあります。
日本ではかつて、グローバル企業が政界の株主や投資家に向けて英語で作成していました。
しかし、最近では日本語でも作成されています。
基本的に年次報告書は、法律で決められた決算短信や有価証券報告書とは違い、企業の個性が分かりやすいのが特徴です。
さらに、企業の方針や社風、戦略といった財務諸表では見えない内容について把握できます。
そして、長期的に投資する上でも重要な判断材料ともなるでしょう。
□年次報告書の書き方とは
ここでは、4つの基本的な書き方を紹介します。
年次報告書の書き方は、提出先や企業によって違う場合があるので、詳しく知りたい方は、インターネット上で見られる年次報告書を確認してみましょう。
1つ目は挨拶です。
はじめに関係者への挨拶文を記載しましょう、
広範囲に配る場合や、株主や投資家に向けたものである場合など、配る相手によって内容を変更します。
2つ目は年間業績です。
次に年間を通じて、業績がどれくらいあったのか書きましょう。
各部門がどれほどの業績があったのか、分野ごとにまとめることが大切です。
年間業績の報告は、全体の中でも1番大切だと言っても過言ではないでしょう。
特に、株主や投資家に対してのレポートは、投資するかどうかの判断材料となるため、分かりやすく書くことが大切です。
分析しやすいように、グラフや図、表といった視覚的データを用いると良いでしょう。
3つ目は経営方針や目標です。
会社が目標とする経営方針や目標を書きましょう。
会社の経営方針を簡潔に述べたら、収益や売り上げなどの詳細データを表示します。
具体的な目標値もかなり大切な判断材料となるため、きちんと説明する必要があります。
4つ目は今後の取り組みです。
先ほど示した目標を達成するための取り組みを詳細に説明します。
さらに、現状の問題点や改善点があれば、それに対しての対処法や進捗を書きましょう。
□年次報告書を作成する際のポイントとは
最後に、年次報告書を作成する際のポイントを6つ紹介します。
1つ目は読み手の目的を明らかにすることです。
年次報告書は、政府に提出する業務報告書や財務諸表とは別途で作られることが多いです。
そのため、読み手や作成する目的を明確にしておくことが大切です。
特に、読み手は個人寄付者や会員、報道機関など様々なパターンが考えられます。
また、目的については、透明性を高めたり支援者を増やしたりすることなどを目指します。
2つ目は、団体名と報告対象年です。
当然ですが、年次報告書の団体名と対象年は、読み手が見つけやすい箇所に書いておきましょう。
中面のみならず、表紙にも団体名や年次を示しておくことをおすすめします。
3つ目は理念を説明することです。
年次報告書は、課題や方針の達成に向けた年間の進捗状況をまとめたものでもあります。
毎年作成することで、それらをどのように達成しようとしているのかの事例となります。
会員や寄付者などの支援者は、思った以上に課題に興味がない場合や、知っていない場合があるため、理念を説明するようにしましょう。
4つ目は、活動よりも成果を強調することです。
年次報告書で強調すべきことは活動内容ではなく、財政的な援助でどのような変化があったかなどの成果です。
活動回数や時間、ボランティアの数を数値化して強調するようにしましょう。
また、書く活動や受益者に焦点を当てて物語形式でも示せます。
5つ目は読ませるのではなく、見せることです。
文字があまりにも多い場合、読みにくいだけでなく面白みが薄れてしまいます。
「見せる」という観点で考えましょう、
また、写真は団体が報告書を作成する場合、写真は大切な要素です。
デザインされた数値であるインフォグラフィックスも魅力的でしょう。
これといった写真を見つけられない場合は、団体のソーシャルメディアがヒントになるかもしれません。
6つ目はウェブサイトの連動です。
はじめて年次報告書を作成する際にはページ数に悩みますよね。
大半の団体が、32〜40ページ程度に収めているようですが、予算上の都合でそれ以下にする場合があるでしょう。
記載できない場合は、ウェブサイトを活用することをおすすめします。
□まとめ
年次報告書とは何か、その書き方や作成する際のポイントについて解説しました。
今回紹介したポイントに注意して、見やすく読み手に良い印象を与えられるような報告書を作りましょう。
印刷の依頼をする際には、ぜひ当社にお問い合わせください。
