社内規定集の作成でお困りの方はいらっしゃいませんか。
社内規定をまとめたもの作成しておきたいけど、どのようなことに気を付けて作成すると良いか分からないかもしれません。
そこで今回は、社内規定集の作成で参考にしてほしいポイントについて解説します。
是非ご覧ください。
□どのような社内規定集を作成すれば良いのか
社内規定を書類にまとめたいけど、どういったことに気を付けて作成すれば良いか分からないですよね。
ここでは、社内規定は1つの書類にまとめてしまうのではなくて、必要な項目ごとに規定書類を作った方が良い理由について解説します。
例えば、取締役会の招集、議長を選出、決議の方法など、そのような取締役会の一連の運営方法については取締役会規定集を作成します。
その他にも最近ではFacebookやTwitterなどのソーシャルメディアが個人間だけでなくて、企業宣伝や広告を打つ際にも利用されるようになってきましたが、その利用に関してソーシャルメディア利用規定を作る企業も増えてきています。
もちろん匿名性が担保されて、広範囲に情報を伝えられるのがSNSのメリットとも言えますが、その反面企業のリスク管理も重要となっているため、それに対応するため規定集を作成する企業が多くなってきているからだと言えるでしょう。
無用な税務トラブルを避けるための、接待交際費や支出に関するルールを明確化させた接待交際費規定もあります。
副業の禁止を定めた就業規則集なども、本来の就業時間内の義務を定めたような就業規則集とは別に作成されることもあります。
このように、それぞれ必要な項目ごとに規定書類を作成した方が、問題発生時にどの規定に該当しているのかを確認しやすくなるでしょう。
そして、これら規定集は適宜更新を行って、その更新された内容を社内に通知する必要があります。
このようにして、社内規則集をまとめてみてください。
□社内規定と就業規則はどのように違うのか
社内規定と就業規則には違いがあることをご存じでしょうか。
どのような違いがあるのか、疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。
ここではその違いについて解説します。
2つには、社内規定は従業員との合意は必要ありませんが、就業規則は会社と従業員との契約になるといった違いがあります。
企業側が従業員を雇用するときに、就業規則への合意を得る必要があることと、それを周知させることが求められるので注意しましょう。
もちろん、社内規定集といった書類で就業規則についてまとめるのは何の問題もありません。
1つ押さえておいてほしいポイントは、労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合は、就業規則の作成と労働基準監督署への届けが必要になるので忘れないようにしてください。
一方的に就業規則を改訂して、社内規定集に盛り込むのは労働基準法違反になるので、もし就業規則を改訂したり更新したりする場合は、再度従業員・会社員と契約を結びなおす必要があるので注意しましょう。
□社内規定集の作成で注意してほしいこと
社内規定集は闇雲に作成してはいけません。
ここではその作成時に注意してほしいポイントについて解説します。
まずは、各規定同士の整合性を保つようにしてください。
各規定同士や、その規定を支えているマニュアルと整合性が取れている内容で、規定集を作成しましょう。
漏れや食い違いが起こると、社内規定集を作った意義が薄れてしまいます。
それを防ぐためにも、まずは社内規定の目的を明確化するようにしましょう。
何のために、どういった問題を改善するために作成するのか、その目的を明瞭にしてください。
その他にも、適用範囲はどこまでにするのか、社内規定の定義、そしてどういったルールを盛り込むのかなどをしっかりと把握するようにしましょう。
社内規定が理想論となるのも厳禁です。
現場の実態と大きく乖離してしまうような内容・規定は良くありません。
原案が完成した時点で、ありとあらゆる角度から社内規定を検証する必要があります。
その際は現場のスタッフ・従業員の意見を聞くことも忘れないようにしてくださいね。
そして、社内規定は作成して終わりではありません。
その作成した社内規定集を用いて、社員への周知・教育は不可欠です。
社内規定を社員が理解し、社員に徹底的に周知できるように環境を整えるようにしてください。
例えば、専用の説明会などを催して、そこでしっかりと周知させるようにしましょう。
定期的に修正や改訂を行うことを忘れてはいけません。
一度作成して、その後改訂を全然していないということは起こりがちです。
社内での環境の変化はもちろんのこと、社会で起こっている情勢変化や法改正に、作成された社内規定集が合っていない、もしくは大きく逸れた内容になっていることがあります。
そういった変化に対応するために定期的に社内規定を見直して、改訂するようにしてくださいね。
□まとめ
今回は、社内規定集の作成する際のポイントについて解説しました。
是非参考にしてみてください。
