「報告書の書き方が分からなくて困っている」
こんな方はいらっしゃいませんか。
報告書にはいろいろなルールがあり、慣れていないうちは大変ですよね。
そこで今回は報告書の書き方について、社外向けと社内向けの両方の例を説明します。
□報告書の種類について
ビジネスに使う報告書は、目的や相手によって3つに分けられます。
＊社内文書
名前の通り、社内の人間に向けて情報を伝えるビジネス文書です。
議事録や申請書、報告書、稟議書などがこれに該当し、業務を円滑にするための伝達を確実に行うための文書です。
＊社外文書
社内文書は社内の人間への情報発信なのに対し、社外文書では得意先や取引先の人間に向けた情報発信をします。
案内状、依頼書、照会状などがこれに該当し、礼儀正しい文書にすることが重要視されます。
＊社交文書
社交文書は社外の人間に対し、儀礼的に気持ちを伝える目的で用いられます。
お礼状、招待状、挨拶状、見舞状などがこれに該当し、社交文書でお悔みやお祝いの気持ちを相手に伝えます。
格式が重要視されるのが特徴です。
□具体的な報告書の書き方とは？
ここからは社内文書の中の、報告書の書き方について具体的に説明します。
報告書はいきなり本文から書き始めるのではなく、まずは標題から書きます。
その文書の概要が伝わるように、15文字から20文字程度でなるべく具体的に書くと良いでしょう。
この際「出張の報告」のように、あまりに端的に書いてしまっては、具体的な内容が想像できなくなってしまいます。
どこの会社に何をしに行った報告なのかを、具体的な会社名・商品名を使いつつ書くと良いでしょう。
標題の次は本文です。
本文だからと言って長々と書く必要はなく、「標題の件につき、下記の通り、ご報告いたします」と書き、各項目を箇条書きで続けます。
文書の場合には、箇条書きの前に「記」と書きましょう。
本文の文末には「以上」と書きます。
本文の次は状況説明です。
状況説明はトラブル発生時にも役立ちますので、正確に書くように心がけましょう。
出張後の報告書を例に挙げますので、下記のルールにのっとり、箇条書きで書いていってください。
・出張者の役職と名前（2人以上いる場合は、社内序列の順番で書く）
・出張した日時（西暦かつ24時間単位で時間帯まで表記する）
・場所（会議室の名前まで記入する）
・面会者（役職と名前に関しては省略しない）
・訪問目的（なぜその出張が必要だったのかを書く）
なおこの例は出張時の報告書の例ですので、報告書全てに上記の内容を記載する必要はありません。
最後に要旨です。
報告書を通じて伝えたかった重要な点を、3つほどに絞ってまとめてください。
文字数は50字前後が目安で、これは読み手が理解しやすい分量です。
要旨を最後にまとめることで、報告書を見た人が結論をすぐに理解できます。
要旨を書く際のポイントとしては、自分の報告書を読む上司の時間を取らせないように配慮することです。
何をしてどうなったかという「結論」、なぜそうなったのかという「理由」、次に何をすれば良いのかという「課題」の3点を書き、かつ具体的な固有名詞や数字を含めましょう。
以上の内容を守ることで、読みやすく評価の高い報告書が書けます。
□社外向けの報告書のポイントとは？
次に、社外向けの報告書のポイントを紹介します。
社内向けの報告書にも共通する点がありますので、書き方を身につけて損はないでしょう。
1つ目は、読み手の気分になって報告書を書くことです。
文書は人に情報を伝えるためのものなので、礼儀正しく、情報に誤りのないように書きましょう。
また伝わりやすい文章にするには、相手の理解度や関心度、忙しさに合わせて、文の構成や長さを調節すると良いでしょう。
2つ目は、結論を先に書くことです。
結論を先に書くことで、読み手がこの文書が読むに値するかが判断しやすくなります。
3つ目は、簡潔に書くことです。
なるべくシンプルに伝えたいことを伝えられるように心がけ、読みやすくなるように文を短く区切ったり、段落を分けたりしましょう。
4つ目は、1つの文書につき1つの要件のみ書くことです。
一気に要件を伝えても、相手には伝わりづらくなってしまいます。
5つ目は、箇条書きを利用することです。
箇条書きは視覚的に相手に伝わりやすく、文書の要素が分かりやすくなります。
自分の頭の整理にもなるのでおすすめです。
6つ目は、事実と意見を明確に分けることです。
何かを判断する時には事実が重要になる一方、改善策を考える時には現場の意見が重要になります。
相手の状況によって必要な情報は変わるので、事実を書いているのか意見を書いているのか分かるように書きましょう。
7つ目は、正しい言葉遣いや敬語を意識することです。
間違った敬語や言葉遣いは、相手の信頼を失う原因になります。
□まとめ
今回は報告書の書き方について、社外向けと社内向けの両方の例を説明しました。
社内向けでも社外向けでも、基本的な部分は変わらないことが分かりました。
当社はオンライン相談にも対応できる、印刷通販の会社です。
ぜひお気軽にご相談ください。
