「会社の規定集を作りたいけれど、どう作れば良いのか分からない」
「規定集は何を目的にして作れば良いのだろう」
このようなお悩みをお持ちの方はいませんか。
会社の規定集は、目的を意識したうえで作成し、適切に運用していくことが重要です。
今回は、会社の規定集の作り方と目的、運用するうえでの注意点を紹介します。
□会社の規定集を作る目的とは？
そもそも会社の規定とは、会社を運営していくためのルールのことです。
会社の規定集を作ることで、会社を継続して運営していきやすくなります。
できたばかりの規模の小さな会社はさほど問題にはなりませんが、会社の規模が多くなってくると従業員数が増え、取引のバリエーションや数が増え、オペレーションも複雑になっていき、会社と関係する組織や人の数もどんどん増えます。
そうなってくると社長の目が末端にまで届かなくなっていき、指示命令がうまく伝達しない事態も起こりやすくなります。
ここで発生する課題を解決し、大きくなった組織を効率よく動かしていくために、規定集が役立ちます。
さらに、IPOを目指す企業や上場企業の場合には、会社の規定が整備されていることと、適切に運用されていることが求められます。
上記に当てはまらない企業であっても、規定が整備されていないと許認可が下りない事業が出てくる可能性があります。
事業が軌道に乗って従業員が増えてきたら、最低限の規定は整備することをおすすめします。
□会社の規定集の作り方とは？
ここからは会社の規定集の作り方を、4段階に分けて順番に紹介していきます。
1つ目のステップは、規定に盛り込む内容の検討です。
自分の会社にはどんな規定が必要なのか、現状の社内体制をしっかり把握したうえで検討しましょう。
現状行われている非効率な業務や曖昧なルールを洗い出し、ピックアップしていきます。
既に会社の規定がある場合には、新たに作ろうとしている規定に重複や相違が無いかを確認するようにしてください。
2つ目のステップは、関係部署との調整です。
会社の規定を作る担当の少人数で話し合って決めるのではなく、その規定に関連する部署の意見を聞くようにすると、より的確な社内規定を作れます。
特に就業規定に関しては、従業員の意見を取り入れることをおすすめします。
就業規則は全ての従業員にとって重要な規定ですので、働きやすい環境づくりを意識して作るようにしましょう。
3つ目のステップは、専門家による確認です。
会社の規定は会社側が一方的に定めても問題はありませんが、内容によっては法律に違反してしまっている可能性があります。
そのため、専門家に内容を確認してもらい、不備や間違いが無いかを確かめておきましょう。
4つ目のステップは、規定の社員への周知です。
規定集を発行して配ったり、誰にでも読めるようにしたりすることで、社員に周知してもらうようにしましょう。
もし規定集の作成を検討されている場合は、ぜひ当社に冊子づくりをお任せください。
豊富な実績を持った専門家との相談が何度でも無料で行えますので、まずはお気軽にご相談ください。
おかげさまで、様々な有名企業からもご依頼をいただいております。
なお、会社の規定を更新する際には、必ず社内にアナウンスをして周知してもらうようにしましょう。
□会社の規定を運用していくうえでの注意点とは？
1度完璧な会社の規定を作ったからと言って、それで終わりではありません。
その会社の規定に基づいた適切な運用がされなければ、規定集を作った意味がなくなってしまいます。
そこで最後に、会社の規定を運用するうえでの注意点を紹介します。
＊定期的に内容を見直す
会社の規定を一度作ったとしても、法律や倫理、環境は変化していきます。
そのため、規定も社内外の変化に合わせて変えていく必要があります。
その分かりやすい例が、新型コロナウイルスの流行です。
新型コロナウイルスの流行によって、テレワーク制度や在宅勤務に関する会社の規定を増やしたという会社は、とても多いです。
このように社会情勢の変化に合わせ、年に1回は既存の規定や新たな規定の作成を検討するようにしましょう。
＊法律に触れないようにする
先ほど触れたように、会社の規定内容によっては会社法や個人情報保護法、労働基準法などの法律に違反してしまう可能性があります。
これらに違反した会社の規定を作成してしまうと規定が無効になったり、会社が行政処分されてしまったりする恐れがあります。
会社の規定を作る際に専門家に確認してもらうだけでなく、法律が改正された場合にも対応するようにしましょう。
□まとめ
今回は会社の規定集の目的と作り方、運用するうえでの注意点について紹介しました。
会社の規定集を作成して適切に運用していくことで、会社の業務の効率化を目指しましょう。
また、規定集は定期的に更新するようにしましょう。
もし会社の規定集づくりで分からないことがあれば、当社までお気軽にご相談ください。
