社内マニュアルを作るべきかどうか、悩んでいる方もいらっしゃるでしょう。
作る場合は、メリットや注意点を把握したうえで、社内マニュアルの必要性を理解して作るのがおすすめです。
そこで今回は、社内マニュアルを作るメリットと作り方、運用時の注意点をご紹介します。
□社内マニュアルはなぜ必要？作成のメリットを紹介
社内マニュアルを作るメリットを3つご紹介します。
1つ目は、業務を効率化できることです。
業務でわからないことがあったとき、マニュアルがなければ誰かに聞く必要があります。
しかし、社内マニュアルがあれば、基本的な作業手順や手法を誰かに聞かなくても把握できます。
そのため、作業がスピーディーになり、生産性も上がるでしょう。
また、全員が同じ基準で業務できるため、業務の統一性が確保されることもメリットと言えます。
2つ目は、教育に関する手間を減らせることです。
教育にかけられる時間も限られているため、教育はできるだけ効率よく行いたいものです。
社内マニュアルがあれば、作業手順や機械の操作方法などを自分たちで学べるため、教育に関する手間を減らせます。
また、社内マニュアルをもとにしたトレーニングも行えるため、新人の方に業務を教える際にかかる時間を短縮できます。
3つ目は、属人化を防げることです。
多くの中小企業が属人化を課題としています。
しかし、社内マニュアルがあれば担当者がいなくても業務を進められるため、業務の属人化を防げたり解決につなげられたりするでしょう。
以上のように、社内マニュアルには業務や教育、属人化の課題についてのメリットがあります。
社内全体の生産性の向上のためにも、社内マニュアルの作成をおすすめします。
□社内マニュアルの作り方は？4つのステップで解説
社内マニュアルの作り方を4つのステップに分けて解説します。
ステップ1.スケジュールを決める
わかりやすいマニュアルを作るためには、まずはスケジュールを決めましょう。
事前にスケジュールを決めて、マニュアル作成を後回しにしないことが重要です。
マニュアルをリリースしたい時期から逆算して、作成に必要な期間や工数、かけられる時間を考慮しながらスケジュールを決めます。
ステップ2.マニュアルの目次と構成を決める
次に、マニュアルの目次と構成を決めましょう。
いきなりマニュアルを書き出しても、内容がまとまらず時間ばかりがかかってしまいます。
まず目次を作り、それぞれの項目に対する内容の構成案を作っておけば、内容の肉付けもスムーズに進められます。
ステップ3.マニュアルのフォーマットを決めて内容を詰める
目次と構成が決まったら、フォーマットを決めて内容を詰めましょう。
文字の大きさやフォントなどのデザインを決めておけば、マニュアルを作る時に悩む必要がなくなるため、フォーマットは統一することをおすすめします。
ステップ4.仮運用して改善点を洗い出す
マニュアルを作成したら、仮運用して改善点を洗い出しましょう。
必要な情報が含まれているか、加えるべき情報はないかなどフィードバックをもらえれば、リリース前に修正してより良いマニュアルをリリースできます。
□作って終わりではない社内マニュアルの運用時の注意点を解説
社内マニュアルは作って終わりではありません。
ここでは、運用時の注意点を解説します。
＊マニュアルを共有する
マニュアルは作っただけでは意味がないため、必ず周囲に共有しましょう。
加えるべき情報や改善点などアドバイスをもらうためには、マニュアルの想定読者だけではなく、マニュアルを必要としていない方にも見てもらうことがおすすめです。
＊マニュアルを活用する
まずはマニュアルを対象となる方に読んでもらい、フィードバックをもらいましょう。
不明点やさらに深堀してほしい点など、マニュアルを作成する側では気が付かない点を指摘してもらえます。
読み手だからこそ気が付ける疑問点や改善点を生かしてマニュアルを更新することで、よりわかりやすいマニュアルにできます。
実際に読んで活用した方からの声を、マニュアルの更新に活用しましょう。
＊マニュアルを更新する
集めたフィードバックを生かしてマニュアルを更新します。
情報が古いと価値が半減する恐れがあるため、定期的に更新するのが理想です。
完成度の高いマニュアルを作るためには、フィードバック、更新、リリースのサイクルを繰り返すことが重要です。
更新のスパンはマニュアルの内容ごとに異なります。
例えば、電話対応のマニュアルなら内容が大きく変わることはないため、半年～1年に1回と長めにスパンを設定しても問題ありません。
一方で、新しいサービスやプロジェクトなど、まだ基盤が固まっていない業務に関するマニュアルは、定期的に更新しましょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを作るメリットと作り方、運用時の注意点をご紹介しました。
社内マニュアルには業務の効率化や属人化の防止などのメリットがあります。
作成後は周囲と共有してフィードバックをもらい、更新を重ねてより良いマニュアル作成につなげましょう。
