みなさん、こんにちは。
『相談できる 冊子印刷の協友（キョウユウ）』の菊地貴之です。
暑い日が続きますが、いかがお過ごしですか？
最近はのどが渇いたときは炭酸水と決めていて、いろいろな種類を試すのが楽しみな毎日です。
さて、今日は前回に引き続きまして、マニュアルづくり作成手順のステップ2ご案内します。
マニュアル作りの手順としては、まずマニュアルの企画をして誰に何のために、なぜ作成するものなのかといったことを決めた後、マニュアルに記載する内容について詳しい人にヒアリングを行います。
初めの土台をしっかり固めることも重要ですが、土台を固めてからの手順も外してはいけません。
今回は次のステップとなる、ヒアリングした情報の整理から作成手順をご紹介しますね。
■情報を整理する
ヒアリングで集めた情報でも、多くの情報が乱雑に蓄積されている状態のままではマニュアルに上手く反映することはできないので、情報を整理する必要があります。
情報を整理するポイントとしては、操作の手順や重要度を考えて階層分けするとよいでしょう。そしてマニュアルの利用者のレベルに合わせて必要事項をマニュアルに記載していきましょう。
■原稿を作成する
マニュアルに記載する情報を収集、整理できた後は、構成と表現方法に合わせて「レイアウト原稿、イラスト原稿、テキスト原稿」を作っていきます。レイアウト原稿はイラストやテキストの配置を考えたり、文字の大きさや種類を選択したりするものです。
また、イラスト原稿は制作に時間を要するので、早い段階で準備に取り掛かるか専門のデザイナーに依頼しておきましょう。
テキスト原稿についてはユーザー目線で文章を書くことを意識することが重要です。表現は可能な限り統一したり、分かりにくい事例を使うときには具体例を挙げたりと工夫するとよいでしょう。特に専門用語、業界用語は極力使わないようにし、必要な場合には用語解説をつけるとよりわかりやすいマニュアルになります。
情報整理と原稿の作成についてお分かりいただけましたか？
テキスト原稿を作成する際の注意点は書類を作る上で当たり前のことも含まれていますが、意識して気を付けないと読み手にとって分かりづらい文章になってしまいます。曖昧な文章を書かずに、出来上がったものを一度音読してみると分かりやすい文章かどうか判断することができるのです。
原稿まで仕上がるとマニュアル作成の山を1つ超えたことになります。
次回のブログでは最後の完成度を高めるためのチェックなどについてお話していきますね。
