社内マニュアルで最も重要とも言える業務マニュアルの作成担当を任された、あるいは担当に名乗りをあげたみなさまへ。
社内に教えてくれる先輩がいたり、参考となる過去の良いマニュアルがあるならまだしも、いざ業務マニュアルを作るとなったら、どのような手順で作れば良いのか分からないという方が多いと思います。
今回は社内マニュアルの中でも、業務に関わる（仕事の生産性や商品・サービスの品質に関わる）業務マニュアルの作成手順についてご説明したいと思います。
■業務マニュアル作成の流れ
業務マニュアルの作成は、以下のような流れで作るのが理想です。
（1）目的の明確化
何のために、何を目指して業務マニュアルを作成するのかというのを明確にしておく必要があります。
「何を目指す」という目標の部分は、可能な限り定量化しましょう。
（2）作成体制を整える
業務に携わる社員全員が共有するものなので、業務マニュアルを一人で作るということはないと思われます。
作成チームを編成し、マニュアルに記載すべき項目を整理し、作業役割分担とスケジューリングを行います。
項目を整理する際は、緊急性と重要性を考慮し、優先順位をつけます。
そして、マニュアルのフォーマットを作成し、構成や用語の使い方の統一を行います。
（3）業務のヒアリング
業務が現状ではどのように行われているかをヒアリングで調査します。
ヒアリングの前には仮説を立てておき、仮説を検証する形でヒアリングを進めていきます。
（4）現状分析と改善方法の具体化
ヒアリング（仮説検証）によって確かめられた事実と、見えていなかった問題点・課題点を整理し、具体的な改善方法を考えます。
改善方法がまとまったら、その内容を文章化・図式化し、フォーマットに従ってマニュアルを充実させていきます。
■運営と管理
業務マニュアルは作って満足ではなく、有効に活用されてこそ意味があるので、業務マニュアルに沿った運用ができているかを日々見直します。
改善点が見つかる度にアップデートを行います。
この定期的な繰り返しが業務マニュアルの品質を作っていきます。
これを怠ると、また後々大規模な作り直しが企画されるので、コストがかかってしまいます。
-まとめ-
いかがでしたか？
業務マニュアルの品質が業務の生産性や商品・サービスの品質に関わってくることから、作成するのにも相応の労力が必要であることをご理解いただけたと思います。
ぜひ、今回ご紹介した手順を参考にして、良い業務マニュアルを作ってください。
