社内マニュアルを作る時は質の良いマニュアルを作りたいと思っている方もいらっしゃるかと思います。
質の良い社内マニュアルというのはどのようなものでしょうか。
例えば、どんな人でも問題なく使うことができる、スムーズに業務がこなせるようになる、クレーム対応までできる人間を育てることができる、などがありますよね。
今回は社内マニュアルを作る際に質の良いマニュアルを作るためにできることをご紹介したいと思います。
【チェックリスト】
やはり、質の良いマニュアルとは使うことができる、実践的なマニュアルと言えるのではないでしょうか。
実践的なマニュアルを作るためには現場で確認しながら使えるように、チェックリストを記載することが有効です。
飲食店か、工場内なのかなど、どのような現場で使われるマニュアルなのかをきちんと把握して、それに合わせたマニュアルを作るようにしましょう。
動きながら使うマニュアルは全体的に大きくするなどして、使う人や使う場所を想像しながら作るようにしましょう。
【対応策・ノウハウを記載する】
どんな状況でも対応できるように過去にあった事例などを掲載することも良いでしょう。
マニュアルを読む人全体にそのようなことを共有しておくことで、マニュアル外のことが起こっても、迅速に対応できるかもしれません。
その仕事をする上で、大抵はコツややり方があるかと思います。
業務内容だけでなく、どうすれば早くできるかなどの、そのコツやノウハウをマニュアルに掲載することで作業効率が格段に上がるかもしれません。
作成者一人では、情報を集めるのが難しいと思われる場合は、長年勤めている方などにしっかりとヒアリングをするようにしましょう。きっと作業が効率化するノウハウがあるかもしれません。
【目標を明確化する】
マニュアルを読んだ後にできるようになることを明確にすることで、読む人、使う人が戸惑うことが少なくなります。
ゴールが見えない階段を上るよりも先が見えている階段を上る方がいいでしょう。
最初の段階で目的・目標を提示することでマニュアル習得が格段に速くなるかもしれません。
【まとめ】
わかりやすいマニュアルはどんな人が使っても使いやすいマニュアルです。
どんな場面で使うかをしっかりイメージして、作るように心がけてくださいね。
マニュアルを作る際にはヒアリングを大切にしてください。
たくさんの意見を聞くことによって何が必要な情報か、必要でないかが自然とわかってくると思います。
