「社内マニュアルがうまく作成できない」
「何か作るうえでのコツはないのだろうか」
このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか。
手順通り作成しても思い通りのものが出来上がらないこともあるのではないでしょうか。
そこで今回は、社内マニュアルを作成する際のコツについてご紹介します。
□実際に使ってみる
完全なマニュアルは完成できていなくても構いません。
マニュアルがある程度形になっている状態ならば、実際に使ってみることをおすすめします。
もちろん、業務に支障が出るレベルで情報が足りない場合は、更なる修正が必要でしょう。
マニュアルは実際に運用してみなければ、不備や誤りを発見することは難しいとされています。
仮運用の段階で見直すべきポイントが見つかったのであれば、再検討すれば良いでしょう。
＊起こったトラブルを記載する
一度起こったトラブルは予防が肝要です。
仮運用をしている際に何かトラブルが起こってしまった場合、その内容を記載するようにしましょう。
また、トラブルが起こってしまった場合の対処法も念のため記載しておきましょう。
□図表を取り入れてみる
マニュアルに図表を取り入れることも一つのコツです。
図表を取り入れることによって、より読み手に理解を促すことができます。
また、初めから終わりまでの業務の手順を順番に記載したものをフローチャートと言います。
フローチャートでは、業務の中で必要な作業をイベントとして捉えます。
そして、そのイベントの状態によって自分がどのような道を辿れば良いのかが分かるようになっています。
＊図表の使い過ぎは良くない
図表を取り入れれば、視覚情報がプラスされるのでよりマニュアルが読みやすくなります。
しかし、必要以上に図表を使ってしまうと、かえって分かりにくくなってしまうことがあるので注意が必要です。
□改善を繰り返す
マニュアルを定期的に確認して改善することをおすすめします。
これを何度も繰り返すことによって、徐々にマニュアルが良いものとなっていくでしょう。
＊改善点を調査する
マニュアルの改善をする場合、実際に使用した人に意見を訊きだすと良いでしょう。
また、改善をするための話し合いなどを行うことも効果的です。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを作成する際のコツをいくつか紹介しましたが、いかがでしょうか。
一度で完璧なマニュアルを作成することは非常に難しいものです。
そのため、実際に運用し、何度も改善をすることをおすすめします。
