社内マニュアルを作成したいけど、その方法でお困りの方はいらっしゃいませんか。
いざ作ろうとしても、どのようなことに気を付けて作成していけば良いか分からないですよね。
そこで今回は、社内マニュアルの作り方について解説します。
是非ご覧ください。
□社内マニュアルを作成するメリットとは
社内マニュアルを作成することによって得られるメリットとはどういったものがあるのでしょうか。
まずメリットとして挙げられるのは、時間の短縮化を図れることです。
何も分からない状態で仕事を開始しても、事前の情報量が不足しているため、習得して慣れるまでに時間がかかるでしょう。
もちろん指導社員などから口頭で直接されてものを覚えていく方法もありますが、社内マニュアルがある状態と比較すると非効率的です。
理解度などによっても、習得度合いに差が出てくるでしょうし、想定以上の時間を必要とするような場合もあります。
相手の時間を奪うこともない社内マニュアルは、その点で時間を短縮できて効果的です。
その他にはどういったメリットがあるのでしょうか。
社内マニュアルを有効に活用できると、コストや余分な人件費を使うようなこともなくて済むでしょう。
社内マニュアルがない状態で1から覚えようとすると、中には時間がかかって労働時間外に対応するような社員も出てくるでしょう。
そういった際には追加の人件費がかかってきます。
社内マニュアルを浸透させれば、そういったコストを削減できるでしょう。
さらに、社内マニュアルを持っておくことで、業務内容などが体系化されて、作業の効率化が図られ、商品やサービスの安定が期待できるでしょう。
意識の統一、品質にもばらつきがなくなり、それによりサービス・業務の内容のクオリティ向上に繋がります。
最終的には顧客満足度にも貢献するので、社内マニュアルにはたくさんのメリットがあります。
□社内マニュアルの作成手順とは
社内マニュアルには作成手順があります。
手順を段階的に踏んでいくことで、クオリティが高く、社員のマニュアルが高い社内マニュアルを作成できるでしょう。
最初のステップは、社内マニュアルの範囲を決めなくてはなりません。
最初にどこまでを書くのかを決めることが重要です。
範囲を決めることで内容のブレ、作業していく上での混乱を回避できます。
例えば、どんな人をターゲットにして社内マニュアルを作成するのかなどを決めましょう。
どこからどこまでの社員・従業員に対する社内マニュアルなのかを決めることで、基準ができ、マニュアル内容をまとめやすくなります。
次のステップは社内マニュアルの目次と構成を考えることです。
全体の骨組みを考えて、書き漏れのない社内マニュアルを目指してください。
関係のない余計な情報を長々と書くのではなくて、必要な情報をできるだけ簡潔にまとめて、分かりやすい記事になるように心掛けるようにしてください。
もちろん、ここで目次や骨組みを完璧にする必要はありません。
後から改善して、どんどんバージョンアップしていきます。
そして続いてのステップで、それぞれの目次における事項ごとに、社内マニュアルを書いていく担当者を決めましょう。
もちろん、1つのチーム内のみで使用するマニュアルであれば、役割を細分化する必要はありません。
会社全体で共有するようなマニュアルであれば、しっかりとそれぞれがその事項に精通している方に書いてもらうようにしましょう。
このようにして書き上げたマニュアルを次のステップでは仮運用します。
今まで作ってきたものは完璧なものではありません。
仮運用して、問題点を実際の現場で洗い出します。
そしてその問題点を改善して、さらに質の高い社内マニュアルを目指します。
仮運用した際は、実際に社内マニュアルを使った方たちからのフィードバックや改善すべき点を収集するようにしてください。
質の高いものを目指すにはなくてはならないものです。
そして、マニュアルを改善していきます。
仮運用すると、必ずといっていいほど想像しえない事象や問題が発生するでしょう。
そういったことに対して対応できるように、社内マニュアルをアップデートしてください。
もちろん、コストとその改善効果を考えて、現実的に改善できる範疇で解決策を考えるようにしてくださいね。
□社内マニュアル作りでしてはいけないこととは
上記のような手順を踏んでマニュアルを作成していきますが、その際にしてはいけないことがいくつかあります。
まずは、読み手を無視して書かないことです。
例えば、新人と勤務歴長めのベテランでは知識に大きな差があるかもしれません。
そういった全ての年代を対象とするのであれば、内容は読み手を想定して合わせたものにする必要があります。
マニュアルは仮運用して改善点を出しアップデートしますが、そのアップデートも1回で終わりにせずに、定期的に更新してください。
定期更新と、問題点が見つかった時のアップデートなどを使い分けて、社内マニュアルの質を高めていきましょう。
□まとめ
今回は社内マニュアルの作り方について解説しました。
是非参考にしてみてください。
