マニュアルを作る際、「無計画に進めるのは良くないと分かっていても、何を意識して書けばいいのか。」と迷ったことはありませんか。
しかし、その「意識」が何なのか、具体的に知る機会はほとんどありません。
特に初めて作る方にとっては難しいことでしょう。
実際、マニュアルの定義をしっかり認識できている方は少ないのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを作る上で意識するべきポイントを3つご紹介します。
知っているか知らないかで、これから作成するマニュアルのもたらす効果は随分と変わります。
■社内マニュアルには3つの種類がある。
一般的に経営者向け、管理者向け、業務マニュアルがあります。経営者向けのマニュアルは経営方針に関わるもので、もちろん経営者の指示でしか改訂ができません。
管理者向けは管理者が従業員の模範となる行動をとることを目的としたものです。
営業法則などが掲載されます。
最後に最も馴染みのある業務マニュアルは新人の教育でしばしば利用されることが多いです。
■会社とどんな関係があるのか。
今から作るマニュアルが会社のルール、指示、業務のどれとつながりがあるのか知っておかなければいけません。
最初にこれを認識しておかなければ、実行が難しいことばかり並んでしまい、誰もあてにすることは無いでしょう。
■マニュアルの管理する人を決定する。
一度決まったマニュアルが故意に改ざんされないように、守られるために、管理者を設けることが大切です。
これにより、マニュアルへの信用が深まります。
経営者もしくは管理者の中から抜擢しましょう。
公平さが保たれるためにとても重要です。
■評価基準を記す。
従業員の評価基準を記すことで上司が何を求めているのか自然に認識されます。
また、自分はどこまでできているのか目で確認でき、モチベーションにも繋がるでしょう。
評価基準の分かりやすさは従業員の一番望むことといっても過言ではありません。
いかがでしたか。
マニュアルを作る際に意識しておきたいことがお分かりいただけたでしょうか。
せっかく綺麗なマニュアルが出来てもこの3つのうち1つでも抜けていたら、意識が薄れ、効果も発揮できません。
正しく実行されるには正しく作られたマニュアルであることが絶対です。
そのためにはまず、作成者のマニュアルに対する意識を変えていかなければいけません。
ぜひ、マニュアル作成時にはご紹介したことを思い出してみて下さいね。
